Com certeza você já enfrentou um problema presente em todas as organizações: como orquestrar todos os departamentos e áreas da empresa, para evitar que alguns estejam ociosos, e outros, sobrecarregados? O termo orquestrar se aplica bem nesse caso. Imagine um conjunto musical onde alguns músicos toquem em ritmo bastante lento, como uma valsa, e outros bem acelerado, como um axé. Seria um desastre. 

O enfoque tradicional para tratar essa questão é através de processos complexos de planejamento, que tentam coordenar a previsão de demanda, estoques em processo, capacidades de diversos recursos e previsões de entrega - determinando, assim, o que cada um deve fazer. Via de regra, geram um sistema que empurra a produção, mantendo ou agravando os descompassos ao longo da cadeia de valor, e pior, com dificuldades em atender a demanda real dos clientes.

A filosofia lean (ou mentalidade enxuta) tem um conceito muito poderoso, que nos ajuda a resolver essa questão: o tempo takt. O termo takt vem do alemão e significa um intervalo de tempo preciso, como o indicado num metrônomo, usado para dar a batida, na qual deve ser executada uma música. 

Foi usado na gestão da produção pela primeira vez nos anos 1930, na indústria aeronáutica alemã, como o intervalo de tempo no qual uma aeronave era movida para a próxima estação de produção. Foi adotado largamente pela Toyota na década de 1950 e, a partir daí, se incorporou ao lean thinking, espalhando-se aos mais diversos setores e países.

O tempo takt traz uma grande mudança de modelo mental ao ditar o “ritmo” da produção e de todas as demais áreas na empresa. É a “batida do coração” de uma organização.

Nas empresas, em geral, não estamos acostumados a pensar em ritmo. Pensamos em demanda e capacidades mas esses conceitos dificilmente criam uma comunicação comum, que alinhe todos envolvidos. É frequente vermos setores produtivos que produzem mais rapidamente que outros (por exemplo, a estamparia mais rápida do que a pintura) ou áreas que não conseguem fazer fluir na mesma velocidade das demais (por exemplo, vendas, análise de clientes, produção, logística). Isso gera esperas, estoques entre atividades, pedidos não atendidos etc.

Como sinalizar um ritmo comum que deve ser seguido por todos e qual ritmo deve ser esse? O do elo mais rápido da cadeia? Ou do mais lento? Ou outro?

Muitos responderiam que devemos sempre acelerar os elos mais lentos, para que todos atinjam o ritmo do mais rápido, aumentando a produção. Mas isso geralmente tem um custo, certo? E se não for possível vender essa produção maior? Isso geraria um desperdício muitas vezes negligenciado: a superprodução (fazer mais que o necessário).

O tempo takt não olha para o elo mais rápido nem para o mais lento do sistema produtivo: ele olha para o cliente. Isso faz uma grande diferença. Define o ritmo que os clientes devem ser atendidos e que deve ser a referência para toda a empresa.

A definição matemática do tempo takt é a seguinte: tempo disponível para a produção dividido pela demanda do cliente. Por exemplo, se uma fábrica opera 480 minutos por dia, e a demanda do cliente é de 960 unidades diárias, o tempo takt é de trinta segundos.

Mas como o tempo takt pode ser útil, na prática?

A partir desse parâmetro do tempo takt, podemos verificar se cada processo na empresa está no ritmo necessário. O tempo de ciclo de cada processo (tempo para realizar uma peça) deve ser próximo do tempo takt. Se for maior, significa que a demanda não será atendida. Se for menor, significa que temos excesso de capacidade, e nesse caso provavelmente teremos superprodução (fazendo mais que o necessário, acumulando estoques entre processos) ou ociosidade em alguns momentos.

Isso vale também para os processos administrativos. Se é preciso processar um pedido de compra a cada 30 segundos, é necessário o número de pessoas suficiente para realizar cada operação, por exemplo, análise de crédito, nesse mesmo tempo. Nem mais nem menos.

Sempre que apresentamos o conceito do takt a uma empresa, num primeiro momento as pessoas estranham. Normalmente, pensam em demanda total, produção mensal, capacidade, em termos macro. Quando começam a analisar, para cada processo, o tempo de ciclo versus o tempo takt, percebem como ficam evidentes os descompassos ao longo do fluxo de valor.

É muito comum perceberem áreas onde existem recursos excessivos (pessoas e equipamentos), que podem ser melhor utilizados em outros processos ou famílias de produtos. E os gargalos ficam claros, exigindo raramente a alocação de mais recursos. Muitas vezes, kaizens (ações de melhorias) nos pontos certos, ganhando eficiência, nivelam todo o fluxo, de acordo com o tempo takt. Esse simples balanceamento já gera, via de regra, um ganho geral de produtividade bastante significativo.

O tempo takt serve também para a otimização de todo o fluxo logístico. Se sabemos o ritmo de cada processo e todos estão sincronizados, podemos calcular quantos materiais serão consumidos e gerados em cada ponto, e um abastecimento por rotas frequentes, por exemplo, a cada hora, pode ser planejado, funcionando em pequenos lotes e puxado pela necessidade real.

O conceito do tempo takt está no cerne da filosofia lean e sua correta utilização faz com que a empresa toda funcione de forma harmoniosa e produtiva, atendendo os clientes em suas expectativas. Mas não basta somente calculá-lo.

O tempo takt deve ser definido estrategicamente e revisto periodicamente. E deve ser considerado como um compromisso entre vendas e produção. Por exemplo, se a área de vendas fizer previsões irrealistas (em geral superestimadas), a produção se preparará para isso, e se as vendas não atingirem os patamares estimados, haverá ociosidade, até o próximo ajuste do tempo takt. Por outro lado, se a produção não entregar no ritmo combinado, as vendas realizadas serão perdidas.

Alinhe todos os processos de sua empresa para que trabalhem no mesmo ritmo. Faça com que todos “ouçam” a batida do coração, dada pela demanda dos clientes: o tempo takt. Nem mais, nem menos. Certamente você vai atendê-los melhor, com menos desperdício, em um fluxo muito mais regular e com menos estresse.