É bem possível que a sua empresa já tenha começando a preparar o próximo ciclo de planejamento anual. Nesse momento importante, são definidas as metas, os indicadores e os planos de ação para o próximo ano. Trata-se de um dos processos mais estratégicos de qualquer companhia, pois orienta os esforços e as iniciativas do próximo ano em direção à visão e à missão estabelecidas.

Esse processo é particularmente relevante porque conecta-se com a estratégia e a orientação para o futuro que se quer construir na organização. É parte essencial do trabalho das lideranças, envolvendo todos os níveis e áreas da empresa. Há muitas técnicas, abordagens e ferramentas para definir e implementar esse processo. Mas em todas elas, vemos alguns erros frequentes que gostaríamos de apresentar aqui.

Erro 1: reflexão superficial sobre o ciclo anterior

No processo de planejamento anual, o primeiro passo tende a ser uma avaliação dos resultados do período anterior. Algumas das perguntas centrais poderão ser: O que planejávamos? O que esperávamos acontecer? O que aconteceu na realidade? Por que isso aconteceu?

O que devemos ter sempre certeza é que os planos vão mudar. As coisas não se comportarão conforme o previsto e requererão ajustes. Há uma tendência de que quanto maior forem a turbulência e a instabilidade, mais frequentes tenderão a ser esses ajustes.

O problema não é fazer os ajustes. Eles são necessários, pois os planos são apenas ideias genéricas acerca dos desejos ou das hipóteses sobre o que parece que vai funcionar. O problema central é não aprender com esses ajustes.

As empresas, então, podem correr um enorme risco de fazer uma reflexão muito superficial sobre o período anterior. Muitas vezes, elas olham para o plano x real apenas do último período mensal ou trimestral quando possivelmente os gaps tenderão a ser menores.

Se durante os ajustes não forem identificadas as causas mais profundas dos desvios entre o que se imaginava acontecer e o que efetivamente aconteceu, não haverá aprendizado.

Devemos aproveitar o final desse ciclo anual e entender claramente as diferenças entre o previsto e o realizado com base em dados e fatos, com um entendimento mais profundo da situação durante o último ano.

Esse tipo de reflexão deve permear todo o ajuste de metas e das ações realizadas ao longo do ano, mas, nesse momento particular, devemos fazer um esforço extra nessa direção.

Erro 2: foco restrito a indicadores e metas

A maior parte das empresas define as orientações estratégicas articuladas à sua visão e missão e as desdobra em indicadores e metas especificas. Às vezes, o processo torna-se muito mais complexo do que a companhia é capaz de gerenciar eficazmente.

Mas a maior dificuldade nunca é definir o que se quer, na maioria das organizações. O maior obstáculo tende a ser a execução, o fazer o certo, o que tem de ser feito para se chegar aonde se deseja.

Afinal, toda empresa quer ser rentável, quer ter bons produtos, boa qualidade. Nenhuma quer perder mercado ou não satisfazer os clientes.

Mas, então, porque não conseguem?

Porque muitas vezes não há aprendizado sustentado e validado durante o processo de planejamento anual.

A gestão lean (“enxuta”) tem uma sugestão para estimular o processo de pensamento nas empresas. Trata-se do processo no qual todo o problema, seu entendimento com os principais dados e fatos, as metas, a análise, as ações corretivas e o plano de ação de qualquer projeto ou ação são escritos em uma única folha de papel (tamanho A3), seguindo uma ordem de pensamento e análise específicas, Já dediquei aqui, inclusive, uma coluna especificamente sobre o “A3”, intitulada “Papel, lápis e borracha melhoram gestão”, publicada no dia 24 de fevereiro de 2014.

O A3 ajuda a melhorar o processo de entendimento e de pensamento para orientar a capacidade de execução e para entender a conexão entre as metas e a análise, entre as ações e o estado futuro desejado. Usar o A3 gera uma maior qualidade na elaboração e acompanhamento do plano anual. E permite uma reflexão mais profunda e gera mais aprendizado.

Erro 3: alinhamento frouxo

Um dos objetivos importantes do planejamento anual é garantir que todos na empresa estejam indo na mesma direção. Muitos processos de planejamento anual falham ao não garantir que todas as iniciativas estejam alinhadas.

Desse modo, permite-se que iniciativas conflitantes, redundantes ou desconectadas ocorram em paralelo, anulando-se ou reduzindo o potencial de impacto do plano, com a perda de esforços. Isso gera muita ação “tentada”, muita energia dispendida, mas com poucos resultados efetivos.

Orientar os esforços na mesma direção é uma das principais tarefas de um sólido processo de planejamento anual. Quanto mais complexo for o planejamento, com múltiplas metas e desdobramento, maiores serão as dificuldades de alinhamento e de eficácia. O processo A3 também ajuda no sentido de gerar consensos e acordos.

A simplicidade do processo facilita a clareza e o alinhamento. Muitas ações, sem uma forte coesão, são caminho aberto para gerar sérias dificuldades na execução e no sucesso do planejamento anual e, portanto, da empresa.

Esses três erros são muito frequentes. Sabemos que há outros erros que são cometidos no processo de planejamento anual. Esperamos voltar a esse assunto em breve.

Compartilhe comigo suas experiências e os erros que você acha que são cometidos no processo de planejamento anual de sua empresa, enviando sua contribuição para [email protected].