Por muito tempo, a gestão moderna dividiu as empresas em dois “locais” bem demarcados. De um lado, as salas de reuniões onde são feitas análises, compartilham-se informações e são tomadas as decisões. E, de outro, os locais onde as coisas acontecem que interessam verdadeiramente aos clientes. Essa separação ainda faz parte da herança taylorista da “administração científica”, que propõe a separação entre o pensar e o fazer.

Nos escritórios individuais e nas salas de reuniões, os executivos se reúnem para analisar, discutir, definir planos e acompanhar a realização das ações e os resultados. Mas isso acontece, muitas vezes, bem longe do gemba, palavra japonesa que significa o “local onde as coisas acontecem”, podendo ser o chão de uma fábrica, um laboratório de desenvolvimento de produtos, um centro de distribuição. Nesses locais, planos, ideias e projetos elaborados pelo pessoal nos escritórios são transformados em ações específicas e, portanto, viram resultados concretos.

Essa separação não tem sentido na gestão lean. Deve-se buscar aproximar todas as pessoas envolvidas em alguma atividade concreta ou processo específico o mais próximo possível do local onde as ações se realizam.

Isso para que, juntos, líderes e liderados entendam a situação, sejam capazes de saber o que está acontecendo (dados e fatos reais), analisem as situações e resolvam os problemas na medida em que eles se tornem visíveis, da forma mais rápida e eficaz possível. Mas, para que isso ocorra no dia a dia das organizações, é preciso criar um “novo espaço” para reunir os dois times, o do “pessoal do escritório” e o da “turma da produção”, para fazê-los trabalharem juntos.

Na gestão lean, esse local é chamado de obeya – termo que, em japonês, significa “grande sala” – podendo também ser conhecida como “sala de guerra”. Aqui o termo guerra tem um contexto de luta contra os desperdícios, contra tudo que possa estar desapontando os clientes.

Trata-se de organizar, na empresa, um local específico, no qual as pessoas da organização, líderes e liderados, possam ter acesso rápido e fácil aos principais dados relacionados aos processos produtivos. E, assim, consigam entender rapidamente o que está acontecendo, quais são os problemas e como resolvê-los.

É um lugar onde as pessoas da companhia envolvidas no assunto, independentemente de suas posições hierárquicas, podem, juntas, discutir, encontrar as causas raízes e pensar nas contramedidas para os problemas. Esses espaços podem ser um local ao lado de uma linha ou célula de produção, um lugar onde está se concentrando o desenvolvimento um produto – por exemplo, onde ficam os protótipos – ou onde a área de vendas acompanha os resultados e discute novas metas. Cada processo requer um tipo específico de obeya, com seus indicadores e dinâmicas próprios, como duração e frequência de reuniões, participantes.

A obeya é o local onde as pessoas da empresa vão se reunir para avaliar como estão se desenvolvendo os processos e as atividades. Para entender quais são os problemas principais, suas causas e como resolvê-lo. Será, então, o lugar em que a equipe vai se reunir cotidianamente para “atacar” os desperdícios e as falhas. As decisões devem ser tomadas ali mesmo, não requerendo que se envie as informações para o espaço tradicional, as salas de reunião, que, então, seriam analisadas, e uma decisão, tomada.

Não se trata apenas de garantir maior velocidade no processo decisório. Procura-se melhorar substancialmente a qualidade do processo decisório, porque se entende com mais profundidade a situação, o que gera um entendimento mais cientifico, além de permitir um maior envolvimento e engajamento de todos.

Para que as pessoas possam entender a situação, analisar e decidir no local, é necessário que as informações essenciais estejam apresentadas de forma simples e clara para que todos enxerguem. Lá estarão, por exemplo, em quadros didáticos, os dados mais importantes acerca do que ocorre naquele processo, tanto os principais objetivos e indicadores da empresa quanto os indicadores específicos, colocados de uma forma que todos possam entender “à primeira vista”.

A obeya é, portanto, o espaço concreto onde a “inteligência da gestão” se materializa. E poderá quebrar os silos departamentais e as hierarquias, pois todos os envolvidos se encontrarão ali para discutir seus problemas e os interesses em comum. Trata-se de um local onde devem ocorrer discussões objetivas, sempre fundamentadas em dados reais. E nem precisa ser necessariamente uma “sala”, no sentido exato do termo. Pode ser, por exemplo, um “cantinho” ou espaço aberto onde ocorra a produção, onde se crie valor. Nesse “canto”, estarão os principais dados e informações e será lá que toda a equipe se reunirá para ver o que está ocorrendo, checar os problemas, pensar nas soluções e decidir.

É um espaço para uma conversa aberta e franca onde os líderes fazem as perguntas certas, demonstram respeito e estimulam as pessoas a pensar e a assumir responsabilidades. Reuniões rápidas, realizadas de pé, ajudam a tornar o processo de discussão e decisão mais eficaz e objetivo.

A obeya é um passo importante para que a gestão lean ocorra de fato. Ela “quebra” a velha estrutura de gestão dita moderna, que contrapõe a sala de reunião, onde se decide, aos espaços de produção, onde se age. Ao contrário, reúne as duas atividades de forma concreta. Isso dá vida, vigor e energia à empresa. Os debates – muitas vezes politizados e superficiais – das salas de reunião e a alienação das áreas de produção e ação dão lugar a um processo decisório produtivo e eficaz em grupo, com mais profundidade e conhecimento da causa.