Lean IT Summit 2014: lo que vimos allí

En su cuarta edición, el Lean IT Summit, que tuvo lugar en septiembre en París, organizado por el Lean Institute de Francia, confirmó los enormes avances en el mundo en relación con el Lean aplicado a TI. Ponentes de empresas como Toyota, Amazon, Nike, Spotify, LeMonde, Bombardier, Theodo, etc., y algunos de los mayores especialistas del mundo relataron sus avances a CEOs, CIOs, directores y gerentes de TI de empresas de diferentes sectores.

Pudimos notar cómo el Lean aplicado a TI está cambiando organizaciones en el mundo. Las contribuciones específicas de las empresas destacadas en el evento fueron:

• Pierre Masai - Toyota Motor Europe: Describió la idea del One Piece Flow en TI, cuando el flujo de información debe fluir continuamente entre las áreas de la empresa. La decisión sobre qué User Stories (US) se desarrollarán primero no se basa solo en la importancia del requerimiento del cliente, sino que también tiene en cuenta el Hoshin de la organización (adónde quieren llegar con esa entrega).


• Benoît Charles-Lavauzelle - Theodo: Esta startup comenzó a crecer cuando capacitaron no solo a los vendedores, sino a todo el equipo (incluidos los programadores) para participar activamente en el negocio; es decir, todos se convirtieron en “vendedores”. Muchas veces los desarrolladores están más cerca de los clientes que cualquier otra persona de la empresa, y capacitarlos para identificar oportunidades de negocio fue crucial para mantener el flujo de trabajo de la compañía.


• Fred Mathijssen - Nike: Informó que ningún proyecto de TI se inicia si no hay un A3 definido. Invierten considerable tiempo y dinero en la capacitación de las personas. Trabajan siempre utilizando el Obeya como un área para la toma de decisiones y el intercambio de conocimiento.


• Ismaël Hery - LeMonde.fr: Aprendieron que, al lanzar un sistema beta, siempre se debe ofrecer una manera buena y fácil de recibir la retroalimentación de los clientes; de lo contrario, el lanzamiento no servirá de nada, pues el aprendizaje será mínimo. Consideran que crear condiciones para el aprendizaje de cada colaborador es una premisa para la mejora continua.


• Angela Crone - Bombardier: Comenzaron a utilizar un tablero con kanbans y vieron que cada hora tenían que retirar una tarjeta y colocar otra – dividieron el tablero por sistema a fin de reducir los cambios. Las reuniones semanales tardaban mucho en realizarse y de ese modo retrasaban la toma de decisiones. Redujeron las reuniones largas e improductivas, y además percibieron que, con ello, el equipo se vio como parte del proceso de desarrollo, reconociendo aún más la importancia de su trabajo para la empresa.


• Giuseppe Conigliaro - AlmavivA: Explicó cómo mejoraron sus métodos para estimar el tiempo de desarrollo de software. Comenzaron a usar checklists para disminuir los problemas que tenían en el día a día.


• Carlos Condé - Amazon Web Services: El costo muchas veces acaba con la posibilidad de innovación, pues no hay cómo demostrar el retorno. Ahorraron millones a lo largo de cinco años cuando decidieron escalar la infraestructura; es decir, pagan más solo cuando la utilizan. La idea de Amazon es siempre crear posibilidades de falla y hacer que las personas aprendan de ello; es decir, “los buenos tiempos no hacen buenos marineros”.


• Kristian Lindwall - Spotify: De la empresa proveedora de música por streaming en internet, Kristian explicó la división del equipo de desarrollo en “squads”, donde cada uno es responsable de una parte del sitio, y cómo eso ayudó a la motivación de las personas. Trabajan mucho con el coaching.

Además de estos casos concretos, tuvimos presentaciones de grandes referentes del área de TI lean que señalaron algunos factores críticos de éxito y aclararon algunas de las ideas centrales:

• Mary Poppendieck, autora de varios libros, entre ellos: Lean Software Development – From Concept to Cash: Un equipo ganador se construye a partir del flujo de información que pasa por la empresa y llega hasta el cliente. Afirmó que el jidoka es la base del just-in-time y que, cuanto más código tiene un software, más difícil es gestionarlo. “¡Deje que los equipos entiendan lo que deben entregar, NO se lo diga!”.


• Jeff Sutherland, inventor de Scrum: Trata Scrum como una forma de trabajo y también como una manera de motivar al equipo. Más detalles sobre esta presentación se mostrarán en un próximo artículo.


• Jeff Gothelf, creador de Lean UX: Las personas necesitan entender que el desarrollo de software es continuo, no termina. Normalmente, los requisitos los asumen personas que no van a desarrollar realmente el sistema, y eso se convierte en un gran problema más adelante, cuando el cliente no recibe lo que desea en el tiempo esperado. El diseñador es la puerta de entrada de cualquier sitio, y obtendremos la clave del éxito cuando el cliente comience a hablar con nosotros, pues así tendremos una mejor orientación.

La expansión del Lean en el área de TI de las empresas es una forma de buscar la mejora continua en los procesos de soporte que forman parte del flujo de valor de la organización. Algunas veces, para clientes externos o internos, simples modificaciones en las pantallas de los sistemas usados a diario por los colaboradores de la empresa pueden agregar valor directa o indirectamente al cliente final, pues la información le llegará con mayor calidad, es decir, de forma completa y correcta. Además, tener un equipo motivado es esencial para que los cambios sean bien aceptados, y el papel del líder es propiciar un entorno que lo haga posible.

El Lean IT Summit reforzó aún más la comprensión de que, para obtener grandes resultados, debemos propiciar un entorno en el que el área de TI entienda su importancia y contribuya directamente a la entrega de valor al cliente. En otras palabras, debemos involucrarla en la operación. Los diversos casos de éxito muestran una evolución del conocimiento y de la experiencia con la TI Lean. Esperamos que cada vez más empresas se inspiren en estos ejemplos pioneros y que la transformación lean ocurra en toda la empresa, incluida la TI.