Cuando el aprendizaje es jalado por los alumnos

El GLean – Grupo de Estudios en Lean – es un grupo vinculado al Departamento de Ingeniería de Producción y Sistemas de la Universidad Federal de Santa Catarina, con el propósito de proporcionar un ambiente de aprendizaje enfocado en la filosofía lean, originada en el Sistema de Producción Toyota. Mediante la realización de investigaciones y trabajos prácticos de implementación en empresas, el GLean busca formar profesionales con un conocimiento diferenciado y experiencia en la filosofía y las prácticas lean. El grupo está compuesto por estudiantes de grado de la UFSC y cuenta con la ayuda de un profesor tutor.

El GLean surgió como una iniciativa de estudiantes de Ingeniería de Producción de la  UFSC para aprender más sobre los conceptos y la filosofía lean. El incentivo inicial para la formación del grupo provino de una pasantía que involucraba los conceptos lean, vivida por una de las fundadoras del grupo. Eso puso de manifiesto la necesidad de aprender esta forma de pensar en la UFSC. Así, ella propuso a algunos amigos la creación de un grupo cuyo objetivo fuera estudiar lean. Con la ayuda de un profesor, el grupo comenzó a reunirse semanalmente para discutir los conceptos abordados en algunos libros.

Poco a poco, esta iniciativa fue tomando forma y una estructura más definida, con una sede propia, un estatuto y la publicación de artículos en congresos, lo que motivó la entrada de otros estudiantes en el grupo. Esas ganas de aprender y de convertir al GLean en un grupo reconocido animaron a los miembros a buscar más, ya sea aumentando el número de miembros del equipo o ampliando el aprendizaje en la teoría y en la práctica. Todo ello con el objetivo de convertirse, de hecho, en un polo que reúna el conocimiento lean en la universidad. De esta forma, el GLean comenzó a ganar robustez, con procesos internos y la creación de una estrategia bien definida.   

Hoy, el grupo cuenta con una estrategia definida con base en la Misión, la Visión y los Valores, que se revisan cada 5 años. La Misión del grupo muestra el propósito del GLean, que es “diferenciar a los miembros en la filosofía y las prácticas lean a través del aprendizaje, a fin de sostener nuestra evolución continua”. La visión, a su vez, “ser un grupo reconocido en los medios académicos nacionales y de referencia en el medio empresarial por desarrollar profesionales en la filosofía lean”, representa difundir el conocimiento lean en la comunidad académica e impactar el medio empresarial mediante la realización de proyectos de calidad.

El ciclo de desarrollo del miembro dentro del GLean dura cerca de 2 años. En cada semestre de aprendizaje, llamado módulo, el miembro tiene actividades específicas acordes con su madurez en la filosofía y las prácticas lean. Durante el primer módulo, el miembro se enfoca en la absorción de conceptos, participando en capacitaciones y desarrollando una dinámica conocida como “Dinámica de los Tornillos” (más sobre esta dinámica en los próximos párrafos). En el segundo módulo, el miembro comienza a consolidar su conocimiento y a desarrollar sus habilidades de liderazgo trabajando como coach en la Dinámica de los Tornillos y siendo shusa, líder de procesos y de A3 estratégicos del grupo.

Los módulos tres y cuatro se concentran en la consolidación del conocimiento mediante proyectos prácticos, difundiendo el conocimiento adquirido a través de la mentoría de los módulos más nuevos y actuando en el liderazgo estratégico del grupo. Para satisfacer las necesidades de aprendizaje y los desafíos de cada módulo, se creó el Plan de Desarrollo del Miembro, que explicita las actividades básicas para que el miembro se capacite en el “Estándar GLean”. 

Figura 1 – Plan de Desarrollo del Miembro (PDM)

El grupo divide sus actividades según el enfoque de aprendizaje teórico y práctico. En el pilar teórico, se forman núcleos de estudio sobre variaciones del lean, cuyo enfoque es estudiar a fondo conceptos que difieren de la literatura base del grupo. Estos grupos se llaman “cumbucas” (cuencos), que, mediante encuentros semanales en los que los integrantes estudian y discuten alguna literatura de interés, promueven la agregación de conocimiento sobre especificidades del lean. Además, buscan experiencias prácticas sobre la aplicación del conocimiento de las cumbucas, ya sea con visitas técnicas o interacciones con profesionales del tema de estudio. También en la búsqueda de la evolución constante del conocimiento teórico del grupo, se realizan workshops semanales, impartidos por los propios miembros, sobre los principales conceptos de la filosofía lean.

La principal forma de capacitación de los nuevos miembros del grupo es mediante el proyecto teórico denominado “Dinámica de los Tornillos”. El propósito de este proyecto es aplicar en la práctica los conceptos vistos en la literatura. De esta forma, el uso de juegos didácticos para la enseñanza permite abordar diferentes técnicas mediante la simulación del proceso productivo, para que el equipo avance hacia el aumento de la productividad de la fábrica junto con un mayor nivel de absorción de conocimiento por parte de los miembros. 

La dinámica comienza con la simulación del estado actual de una fábrica ensambladora de tornillos, que recibe componentes de los proveedores y los agrega formando kits. Así, en la primera etapa, se hace un análisis del estado actual de la fábrica, aplicando conceptos como el mapa del flujo de valor, que los ayuda a ver los problemas existentes en la empresa. A continuación, se crea una condición objetivo, el estado futuro que los miembros deben perseguir durante cerca de 2 meses. Además, para facilitar el proceso de aprendizaje en la resolución de problemas, se utiliza la metodología A3.

Durante el semestre, hay validaciones constantes de la construcción del proyecto con los miembros más antiguos del grupo, en forma de entregas y presentaciones. Tras cerca de 2 meses, se hace una presentación de los resultados finales para todo el grupo. Algunos beneficios percibidos con la aplicación de la Dinámica de los Tornillos a lo largo de los años son la unión de los miembros nuevos, el crecimiento personal de los participantes y la difusión de la filosofía lean, así como de sus herramientas.

En el pilar práctico, los miembros ejecutan proyectos de corta duración durante el semestre lectivo en empresas de la región de Florianópolis. Además, en el período de julio, el grupo realiza una serie de visitas técnicas, conociendo empresas de referencia en la aplicación de la filosofía lean. Otra forma de adquirir conocimiento práctico es mediante pasantías de verano en grandes empresas, en las que los miembros pasan de 2 a 3 meses en empresas de referencia en lean, aprendiendo nuevos conceptos y aplicando los conocimientos en la práctica.

En cuanto a las pasantías de verano, se alcanzó un nivel de excelencia al ejecutar proyectos en empresas de referencia en la manufactura, como Mercedes-Benz, Nestlé, Zen, Bosch-Rexroth y Malwee. Este logro llegó como reconocimiento de la capacidad del grupo para aprender y aplicar en empresas de impacto nacional e internacional. Algunos resultados expresivos que el GLean ayudó a construir fueron:

Tabla 1: Resultados obtenidos por empresa empresa

Además, como forma de acercar el medio empresarial a la universidad, el GLean realiza anualmente el "Kaigi Lean", un foro de discusión que aborda las mejores prácticas de los sistemas lean de producción, las experiencias de personas involucradas en implementaciones lean y los desafíos que forman parte de la realidad del lean en las empresas.

Sin embargo, para estar preparado para actuar en el mercado, el trabajo del día a día es arduo, pero gratificante. Semestralmente, los integrantes necesitan leer más de 1.000 horas; además, a lo largo de la historia del grupo, los integrantes ya han publicado 12 artículos en congresos y simposios y, en 2019, alcanzaron la ejecución de 40 proyectos prácticos en la región de Florianópolis desde la fundación del grupo, uniendo así la teoría con la práctica.

No obstante, los desafíos a lo largo de los 13 años de existencia del grupo han sido muchos, entre los cuales se destaca el hecho de que es un grupo pequeño, de alrededor de 15 personas, que tiene una rotación del 30% cada semestre. Por ello, necesitan aprender a estructurarse internamente y, al mismo tiempo, seguir creciendo, construyendo conocimiento y desarrollando personas. Actualmente, el grupo busca ganar robustez para desplegar, de forma eficaz, la estrategia mediante una rutina con procesos estables. Y para lograr que el GLean evolucione cada semestre, buscan en la universidad estudiantes con interés en lean a lo largo de los años.

Lograr fomentar la filosofía lean de manera consistente ha sido un desafío tan grande para el grupo como estructurarse internamente, pero el GLean sigue firme en su camino con el objetivo de ayudar a los futuros profesionales del país a estar cada vez más preparados. Esperamos que, a través de iniciativas como esta, más personas puedan inspirarse  y darse cuenta de que podemos, nosotros mismos – sin importar si somos profesionales del área, profesores o estudiantes - ser protagonistas de nuestros propios aprendizajes.