Gestión Diaria para ejecutar la estrategia
¿Qué tienen en común la queja de un cliente, un producto defectuoso, una máquina averiada y metas financieras no alcanzadas?
Cuando se perciben, lamentablemente ya es demasiado tarde. El daño ya ocurrió, las pérdidas son visibles, a veces irreversibles, y las consecuencias dolorosas. Retrasos, pérdidas financieras, credibilidad afectada, clientes insatisfechos, fricciones con proveedores...
Esta incapacidad de evitar las desviaciones antes de que se vuelvan demasiado grandes es una de las mayores dificultades en la búsqueda de los objetivos definidos por la estrategia.
Así, si los problemas no se corrigen a tiempo, la estrategia se va socavando y debilitando, convirtiéndose muchas veces en algo que solo existe en los PowerPoints y las hojas de cálculo.
La buena noticia es que tenemos una forma de evitarlo. Se trata de la Gestión Diaria (GD), un conjunto de conceptos y prácticas que, si se aplican correctamente, permiten identificar problemas y resolverlos rápidamente, eliminando sus causas raíz.
Todos los días, en pequeños grupos, los equipos de un área determinada se reúnen para saber cómo fue el día en comparación con el desempeño esperado. Y toman las medidas necesarias para realizar las correcciones y los ajustes necesarios
Ya sean reuniones presenciales, a distancia o híbridas, lo fundamental es que los equipos analicen y discutan los indicadores definidos y estructurados que muestren cómo se está desarrollando el trabajo, señalen las desviaciones y aporten acciones alternativas.
Para que funcionen adecuadamente, es necesario establecer tres bloques esenciales: el compromiso, las variables de control y la solución de problemas, que deberán integrarse y orientarán las reuniones diarias.
El Compromiso
A partir de la definición del propósito específico del área, articulado con el norte verdadero o las prioridades de la empresa, este primer bloque de la GD define las entregas que deben realizarse con los recursos disponibles, estableciendo las responsabilidades de cada uno para cumplir los objetivos establecidos.
Es en este bloque donde la conexión con la estrategia se vuelve explícita y directa, orientando a todos a estar conectados y alineados.
Las Variables de Control
En este bloque tendremos los principales indicadores de desempeño, las metas numéricas o cualitativas que se seguirán todos los días. Traducen las prioridades estratégicas para cada área, definiendo las expectativas específicas. Representan la “pulsación” de la gestión, el “corazón” de los procesos.
Los resultados reales comparados con las metas diarias serán uno de los puntos de cada reunión diaria. La exposición clara a todos de los "rojos", haciendo explícitas las desviaciones, es el punto de partida para activar el proceso de solución de problemas, la búsqueda del "verde".
La Solución de Problemas
Cada vez que un resultado quede fuera de la meta, debe activarse la dinámica de solución de problemas, que requiere una acción para contener la desviación y garantizar el compromiso establecido.
Es el “motor” que da energía y vigor a la Gestión Diaria y, por lo tanto, a la estrategia. La esencia aquí es identificar y resolver diariamente los problemas (la desviación entre la meta diaria y el resultado real) antes de que se agranden y causen pérdidas.
El papel central del liderazgo para garantizar la seguridad psicológica
Uno de los principales desafíos de cualquier empresa es alinear a todos los colaboradores de la organización para alcanzar las expectativas definidas en la planificación estratégica. La GD es el proceso clave para garantizar que los colaboradores de la empresa se comprometan con la búsqueda de mejoras y con la resolución de los problemas reales que obstaculizan el éxito.
La construcción de la seguridad psicológica en el equipo hace posible que los colaboradores no teman enfrentar las discusiones, con frecuencia arduas, que puedan producirse, ni las diferencias de opinión y puntos de vista, que deberán ser bienvenidas.
Esto depende de líderes que sepan construir relaciones y sean verdaderos mentores de los equipos, invitando a las personas a colaborar, exponer libremente los problemas, aportar ideas, hacer preguntas y reconocer errores. Tiende a funcionar si todos tienen la plena certeza de que todos estarán allí para ayudar y no para culpar o castigar.
La GD se convierte así en un momento en el que, todos los días, los colaboradores resuelven problemas aprendiendo a mejorar su trabajo, orientados a agregar cada vez más valor a los clientes y alineados con la estrategia de la empresa.
José Roberto Ferro y Robson Gouveia
Estrategia “viva”
En Lean Mails anteriores, explicamos que existe una forma lean de pensar y ejecutar una estrategia (https://bit.ly/3ojvC6C) y que esto depende de un cambio de mentalidad de todos, principalmente de los líderes de las organizaciones (https://bit.ly/3kVqYcS).
En este contexto, la GD ayuda a convertir el despliegue de la estrategia en una práctica “viva”, pues hace que todos abracen lo planificado, generando así respuestas diarias en todas las áreas y en todos los colaboradores, y garantizando agilidad para que siempre se alcance el desempeño esperado.
En otras palabras, la GD “cierra” la brecha que tradicionalmente existe entre la estrategia y la ejecución. Permite corregir rápidamente el rumbo cuando algo difiere de lo esperado.
En este sentido, la GD da vitalidad y pulso al día a día, mantiene el entusiasmo y el compromiso y da sentido y propósito al trabajo de todos. Con ello, son inevitables el aumento de la productividad, el ahorro, la calidad y más y mejores resultados.
Por todo ello, Lean Institute Brasil lanzará antes de fin de este mes el libro “Gerenciamento Diário para executar a estratégia” (Gestión Diaria para ejecutar la estrategia). Fue escrito a partir de nuestra experiencia práctica de muchos años en el tema, inspirado en casos reales de empresas de diversos sectores económicos.
En la obra, los autores presentan un nuevo enfoque de la GD para cerrar una importante brecha en la ejecución de la estrategia. Por ello, creemos que el libro es un contenido indispensable para resolver problemas con agilidad y desarrollar a las personas en un entorno adecuado y propicio.
Flávio Augusto Picchi
