No novo normal, estamos tendo que aprender a fazer tudo online: as compras, estudar e trabalhar, por exemplo. Enquanto tudo migra dos meios presenciais para os meios digitais, estamos tendo que nos reinventar para aprender a navegar por essas redes que são tão presentes em nossas vidas, mas que, descobrimos agora, não entendemos tanto quanto pensávamos. Com isso, lidamos com diversos desafios, que precisam ser superados, mas que, quando ultrapassados, rendem aprendizados valiosos e resultam em um crescimento pessoal e profissional muito gratificante.
Neste novo cenário, o Lean Institute Brasil promoveu este ano, pela primeira vez em sua história, o primeiro Programa Prático de Formação Lean realizado à distância, como uma resposta rápida às mudanças exigidas pela emergente pandemia no final de março. Com a utilização de recursos digitais para apoiar o processo de ensino-aprendizagem, a turma passou por cinco meses muito empolgantes, que trouxeram muitas novidades e dificuldades, mas, ao mesmo tempo, proporcionaram resultados espetaculares aos participantes.
No dia 17 de julho, como de costume no programa, aconteceu o evento de encerramento com apresentações dos A3 dos participantes, que abordaram problemas reais vivenciados em suas empresas e que foram mentorados individualmente pela equipe de especialistas do Lean Institute Brasil. Embora todas as apresentações tenham sido feitas por meios digitais, elas certamente não tiveram um impacto menor e não apresentam menos aprendizados do que as edições anteriores. Todas as apresentações renderam bons frutos e aprendizados, neste artigo, reunimos alguns highlights desse encerramento.
- As primeiras impressões nem sempre estão corretas: O A3 da ADM Divisão Nutrição Animal
A primeira impressão é a que fica. Mas talvez não deveria ser assim. Uma das participantes deste PPFL, Driane, da ADM Divisão Nutrição Animal, apresentou um A3 mostrando como sua empresa utilizou o pensamento lean para aumentar a produtividade de sua linha de extrusão, que representa 35% do volume de produção de toda a unidade. Com uma demanda de 140 toneladas por dia, a empresa não conseguia atingir sua meta, chegando apenas a 114 toneladas por dia, o que acabava resultando em atrasos nas entregas dos produtos em até 72 horas. Dado o desafio enfrentado, Driane utilizou o que aprendeu no PPFL para proceder à produção de um A3 com o intuito de aumentar a produtividade dessa linha.
Inicialmente, a empresa focou na disponibilidade das máquinas, acreditando essa ser a principal causa de seus problemas de produtividade. Entretanto, conforme desenvolvia o A3, fazendo a análise de causas, a empresa percebeu que, na verdade, o maior problema não era a disponibilidade, mas a performance do produto: operadores segurando a carga da máquina, erros de apontamento, falta de padronização no setup e dificuldades para extrusar medidas específicas foram algumas das dificuldades que eles encontraram pelo caminho. O exemplo da ADM Divisão Nutrição Animal nos faz lembrar da importância de ir ver, no gemba, o que está acontecendo e analisar profundamente as causas dos problemas, para evitarmos cair na armadilha de acreditar cegamente nas primeiras impressões.
- A causa não está fora do seu controle: O A3 da National Oilwell
Quantas vezes não escutamos líderes falando: o pedido atrasou por motivos externos, que estão fora do meu controle? Outra apresentação que agregou muito ao encerramento do PPFL foi a de Igor Ribeiro, da National Oilwell Varco do Brasil, cujo A3 mostrou como eles utilizaram os aprendizados do PPFL para lidar com os atrasos nas importações de peças para o departamento de remanufatura de equipamentos de óleo e gás da empresa aqui no Brasil, especialmente as provenientes da unidade da empresa de Houston, nos Estados Unidos. Esse departamento é o segundo em faturamento na unidade, e o índice de atraso de 46% nas peças importadas impactavam diretamente os clientes da empresa, que pagavam multas por terem a produção parada.
Durante a realização do A3, eles logo perceberam que existiam muitas causas para o atraso que fugiam do controle deles, como extravio pela companhia aérea e atrasos nos voos por conta de mau tempo. Entretanto, eles perceberam a importância de não cair na armadilha de simplesmente culpar esses fatores externos pelos atrasos, afirmando que não há nada a fazer, algo que corriqueiramente vemos acontecendo nas empresas. Em vez disso, eles pensaram: o que está dentro de nosso controle que podemos fazer para evitar os atrasos? A resposta estava no alinhamento entre as unidades (EUA e Brasil) e, principalmente, na criação de um supermercado, ou seja, um estoque estratégico. Assim, mesmo que todos os fatores externos atuassem negativamente ao mesmo tempo, o fornecimento das peças sobressalentes seria garantido para o cliente. Isso nos mostra que, apesar de haver situações externas, sempre há algo que podemos fazer, a partir de uma consistente análise de causas, para atacar nossos problemas e propor melhorias.
- As práticas já estabelecidas precisam ser questionadas: O A3 da Yara
Muitas vezes fazemos coisas simplesmente porque elas sempre foram feitas assim, sem refletir criticamente sobre por que elas são feitas desse jeito e se esse método é adequado a nossa situação. Tivemos também no encerramento do PPFL a apresentação de Marcio Werneck, da Yara Brasil Fertilizantes, que apresentou seu A3 sobre o aumento das vendas de gesso enquanto reduz o custo e o passivo ambiental. O elevado custo da operação de gesso na empresa fazia com que ela não conseguisse muita rentabilidade nesse processo e tivesse dificuldade para atender à demanda dos clientes.
Ao proceder à análise de causas através dos cinco porquês e da árvore de causas, eles encontraram diversos desperdícios, de movimentação, de espera, de espaço… Ao rastrear a origem desses desperdícios, eles chegaram a uma conclusão: a empresa utilizava uma solução de transporte de gesso em polpa e armazenamento em pilhas a céu aberto, o que era mais viável quando a planta começou a operar, na década de 70, e até hoje é um padrão neste tipo de indústria. Entretanto, esse processo nunca foi desafiado, e as pessoas simplesmente continuaram fazendo da mesma forma por cinquenta anos, sem pensar em por que era feito desse jeito. Com isso, eles passaram a focar em um estudo para elaborar um novo sistema de transporte, armazenagem e expedição de gesso, mais adequado à realidade atual e, assim, mostraram a importância de sempre questionarmos as práticas já estabelecidas.
- O planejamento evita o frequente apagar de incêndios: O A3 da Amendola Couto
Muitos líderes precisam ser quase bombeiros, apagando incêndios em uma base diária, mas existe uma forma de evitar que esse apagar constante de incêndios seja necessário. Outra apresentação que trouxe grandes aprendizados no encerramento do PPFL foi o de Paulo Henrique, da Amendola Couto Ace Construtora, que apresentou um A3 falando sobre o atraso em obras por conta da falta de materiais. Na obra que foi usada para a realização do A3, ela ficou parada por 16% do tempo, o que foi equivalente a quase cem metros quadrados de construção da obra, um valor muito elevado.
Ao estar presente no gemba e analisar o processo de perto, ficou evidente que a principal questão era que, durante a realização da obra, as pessoas precisavam ser heróis, apagando incêndios toda vez que faltava algum material; isso, sob a ótica lean, é ruim e gera desperdícios. Ao proceder à análise de causa, eles perceberam que duas medidas poderiam ser muito efetivas para evitar os incêndios: o planejamento adequado – com uma revisão do mestre de obras no dia anterior para garantir que o material necessário para o dia seguinte esteja disponível – e um pequeno supermercado das peças mais frequentemente usadas – para evitar surpresas indesejadas. Com isso, a empresa mostra a importância de se ter planejamento e não precisar de heróis e bombeiros.
- Quem realiza os processos são as pessoas: O A3 da Sodimac
De nada adianta ter os melhores processos e procedimentos do mundo se as pessoas que os realizam no dia a dia não estão preparadas para lidar com eles. Mais uma apresentação que rendeu muito no encerramento do PPFL foi a de Raphael Menechini, da Sodimac Brasil, com um A3 que focava em estoques de loja sem local de exibição. A partir de um estudo realizado em uma das lojas da rede, eles perceberam que muitos itens da loja não eram localizados no ponto de venda, tornando-os invisíveis e inacessíveis aos clientes.
Ao realizar a análise de causas, a empresa conseguiu rastrear o problema às linhas de produtos que mais ocasionavam esses estoques “escondidos”, sendo elas aquelas que estavam acima da mão do cliente nas prateleiras ou sem definição do ponto de venda. A questão principal aqui não era a falta de um procedimento ou de um processo adequado para garantir a não ocorrência desse problema; a questão era que as pessoas que realizavam esses procedimentos não foram capacitadas para realizá-los, o que levava cada um a fazer do seu jeito sem ter um padrão e ocasionando essas dificuldades. Através de um processo de capacitação e aprimoramento contínuo do processo, a empresa mostrou a importância de focarmos sempre nas pessoas se quisermos ter os melhores resultados.
O primeiro Programa Prático de Formação Lean realizado à distância prometia muitos desafios, com as pessoas tendo que sair de suas zonas de conforto para se adaptar a uma nova forma de aprender e se desenvolver. Entretanto, os excelentes resultados que pudemos enxergar no encerramento mostram todo o empenho dos participantes e como essa nova metodologia de ensino e aprendizagem possui a tendência de estar cada vez mais presente em nossas realidades no futuro.
O futuro, hoje, talvez seja mais incerto do que nunca, mas o que estamos aprendendo com esse novo normal tem um valor imensurável. Ficamos muito empolgados para ver os próximos Programas Práticos de Formação Lean utilizando tudo o que aprendemos durante essa experiência única que tivemos e esperamos que cada vez mais possamos nos adaptar aos desafios e aprender com eles, utilizando as dificuldades e os obstáculos em nosso caminho para melhorar continuamente. Afinal, esse é o espírito do pensamento lean.
Nossos agradecimentos a todos os participantes que compartilharam conosco seus aprendizados e que nos proporcionaram vivenciar esta nova forma de PPFL: Thiago Rosa, Márcio Werneck, Driane Ventura da Silva Nascimento, Elvis Farley Figueira, Luan Sousa, Raphael Menechini, Rafael Oliveira, Maria Luiza Kobayashi, Igor Ribeiro, Paulo Henrique, Erika Duailibe, Camila Amorim, Renan Viero, Tharles Castriani, Mariany Oliveira, Jaciclea Gomes.