Com a proliferação das reuniões virtuais necessárias para fazer o trabalho, enquanto muitos, se não todos, de nós estamos isolados em casa, precisamos garantir que as elas sejam produtivas. Afinal, uma reunião é meramente uma parte de um processo para alcançar uma meta. Na parte 1 deste artigo, escrevi sobre a importância de usar uma estrutura de comunicação, o Ho-Ren-So, para determinar se precisamos de uma reunião e, caso positivo, de que tipo precisamos. Nesta segunda parte, vou compartilhar o que aprendi na Toyota sobre como conduzir uma reunião produtiva.
Como acontece com muitos processos da Toyota, o PDCA está no centro de uma reunião ou de uma série de reuniões produtivas. Deixe-me explicar formas práticas de como isso funciona.
Primeiro, quando pensamos em aplicar o PDCA às reuniões, é essencial ter em mente alguns pontos importantes sobre o pensamento e a prática lean:
- Queremos levar a autoridade para solução de problemas ao nível mais baixo da organização. Os indivíduos podem solucionar seus próprios problemas com uma estrutura definida.
- Queremos um mecanismo para que o membro da equipe possa “puxar o andon” quando atingir um obstáculo, e uma reunião pode ser esse mecanismo (principalmente em ambientes que não sejam operacionais).
- Antes de puxar o andon, o que vem a frente e o que está atrás deve estar claro. Estamos com o plano em dia ou não? O projeto geral, com seus prazos e KPIs, deve estar claro (e a reunião é uma etapa do processo).
- Precisamos de uma estrutura para deixar clara a responsabilidade — quanto mais, melhor. Sim, nós, “trabalhadores intelectuais”, temos a tendência de resistir a muitas restrições, mas, por favor, lembre-se do valor e do propósito do trabalho padronizado. Ele nos dá a liberdade para determinar nosso próximo kaizen e liberar nossa criatividade. A responsabilidade clara mantém as pessoas engajadas e produtivas e nos ajuda a lutar contra o isolamento — sempre, mas especialmente agora.
Na Toyota, usamos a estrutura fundamental do PDCA para gerenciar uma reunião ou uma série de reuniões. Veja como:
PLANEJAR:
- Deixe claro o propósito da reunião. No que esta reunião contribui para alcançarmos nossa meta de negócio?
- Defina quem deve participar e quem deve apresentar.
- Determine o “responsável” pela reunião e seu papel.
- Defina quando a reunião deve acontecer (com base nas metas).
- Deixe claro a duração da reunião, com base na agenda.
- Crie uma agenda especificando os tópicos a serem endereçados.
- Designe um apresentador para cada tópico e indique a quantidade de tempo que eles terão para apresentar.
EXEMPLO DE AGENDA
Pontos-chave:
- A pessoa resolvendo o problema ou propondo a ideia deve deixar claro o problema a ser discutido escrevendo-o em sua proposta.
- A proposta ou outros materiais devem ser compartilhados com todos os participantes antes da reunião. Permita pelo menos dois dias para que eles tenham tempo de ler e preparar perguntas.
- Se estamos endereçando um problema ou reportando o progresso, qual é o nosso KPI? Como enxergamos que estamos alcançando nossas metas?
EXECUTAR:
- Defina quem vai liderar a reunião — a pessoa que gerencia a agenda (normalmente a pessoa que a define, mas não sempre).
- Deixe claro quem controla o tempo e garante que a discussão não leve muito tempo em um tópico específico (normalmente, o líder da reunião).
- Identifique quem apresenta e como as propostas serão apresentadas.
- Designe responsabilidade por preparar as pautas.
- Deixe claro o foco de cada item da agenda.
Pontos-chave:
- Limite a apresentação de uma ideia a 10 minutos para forçar a efetividade e a eficiência da comunicação.
- Dedique mais tempo na discussão e menos na explicação.
- Envie aos participantes o material com antecedência — isso mostra respeito aos participantes. Ler o que é enviado a você mostra respeito mútuo pelos outros de sua equipe.
- Foque na “gestão da anormalidade”. Dedique tempo aos itens em vermelho — os planos que estão atrasados e que, portanto, precisam de ajuda. Isso nos ajuda a desenvolver uma cultura de foco nos problemas e faz com que as pessoas se sintam confortáveis ao levantá-los.
- Esclareça os itens de ação no final da reunião determinando quem vai fazer e até quando.
- Compile e envie as pautas da reunião para esclarecer a responsabilidade de acompanhamento — quem vai fazer o que e quando.
- Um ponto-chave sobre as pautas: simplesmente anotar o que aconteceu na reunião não é suficiente. A tabela a seguir pode ajudar:
PAUTAS DE REUNIÃO
VERIFICAR:
- Encerre as pautas o mais próximo possível do final da reunião.
- Confirme que as tarefas que precisam ser completadas antes da próxima reunião tenham sido designadas, especialmente se essa reunião fizer parte de uma série.
- Reflita na efetividade da reunião: alcançamos nosso plano? Seguimos nossa agenda?
AJUSTAR:
- Considere se a estrutura da reunião deve ser mudada. Revise todos os itens da seção PLANEJAR acima.
- Revise a agenda com base em nossa reflexão, definindo se atualizações são necessárias e quais são as informações a serem compartilhadas na próxima reunião.
- Destaque os itens que estão atrasados (em vermelho) como uma área de foco para a próxima reunião.
As reuniões normalmente tem dois caminhos possíveis — elas podem nos derrubar e nos entediar ou nos engajar e nos tornar mais produtivos. Com todos nós participando de uma série infinita de reuniões virtuais nestes dias, todos nós nos sentiríamos melhores se elas fossem mais produtivas. O PDCA é uma estrutura simples que nos ajuda a conduzir as reuniões e a monitorar nosso progresso em direção a nossas metas e nosso plano.