Essa fabricante italiana encontrou no lean uma forma de garantir a continuidade do negócio e dar apoio a uma força de trabalho abalada em meio ao surto do coronavírus.
No dia 21 de fevereiro, o primeiro caso de COVID-19 na Itália foi descoberto em Codogno, na província de Lodi — a uns 70 quilômetros de onde estamos. Todos nós sabemos o que aconteceu desde então, na Itália e no resto do mundo. Em questão de dias, nossas vidas mudaram a ponto de nem as reconhecermos mais, e não sabemos por quanto tempo isso durará.
No artigo que publicou segunda-feira no Planet Lean, Michael Ballé nos lembrou que, confrontados com uma crise, uma pessoa pode reagir de duas formas: com uma mentalidade fixa ou com uma mentalidade de crescimento. Na FPZ, escolhemos a última. Nesta crise, escolhemos continuar aprendendo e melhorando; escolhemos a continuidade do negócio; em uma palavra, escolhemos lutar.
Sabemos que temos um dever a cumprir, como um elemento-chave de uma importante cadeia de suprimento. Os componentes que produzimos são usados na automação industrial, para dosar substâncias em processos químicos, farmacêuticos e de alimentos, em sistemas de ventilação, em limpeza industrial e assim por diante. Sem produtos como os nossos, fabricar bens básicos e, eventualmente, impossível.
Sabemos muito bem de nosso papel nesta crise de saúde. Se os colaboradores da área da saúde estão na linha de frente, e aqueles que fornecem os serviços — como distribuir alimentos e medicamentos — estão na segunda linha, nós estamos contribuindo com esse esforço coletivo nos bastidores. É essa consciência que nos encoraja a permitir que nossa empresa e as pessoas que nela trabalham continuem operando, com total segurança, é claro.
A flexibilidade adquirida pela cultura lean, nosso comprometimento à solução de problemas e nossa determinação de sempre ter um plano de contingência pronto para nossos recursos críticos nos permitiram comunicar rapidamente com nossos principais fornecedores e tomar medidas internas com o objetivo de garantir a continuidade na produção. O que é a gestão lean senão uma solução estruturada de problemas para sempre satisfazer os clientes e minimizar os desperdícios? Nesse sentido, a continuidade do negócio nos permite seguir agradando nossos clientes externos sem interrupções enquanto fornecemos a nossos clientes internos a direção necessária em um tempo de incerteza dolorosa. Desde que esta crise começou, a qualidade de nossa vida de trabalho continuou tão alta quanto o nível de serviço que fornecemos a nossos clientes.
Nunca poderíamos imaginar ter que lidar com uma situação como esta, nem mesmo em nossos planos de emergência. Entretanto, nosso trabalho para desenvolver gerentes e o pessoal da linha de frente, que se baseia na crença de que depende de cada pessoa garantir a segurança do sistema, tornou todos na FPZ prontos para agir de forma inteligente e rápida — movendo o negócio na direção definida pela Organização Mundial da Saúde e o governo italiano.
NOSSA RESPOSTA
No dia posterior ao primeiro caso de COVID-19 ser anunciado na Itália, criamos um Comitê de Segurança no WhatsApp para coordenar nossa resposta. Era sábado, e, na segunda-feira, as primeiras medidas já estavam funcionando. Essas medidas incluíam permitir às pessoas somente beber água de uma garrafa ou utilizando copos descartáveis, cancelar nossas viagens de negócio e participações em feiras (aquelas que ainda não tinham sido canceladas), suspender todas as visitas e dar licença aos colaboradores com condições pré-existentes que os tornavam particularmente vulneráveis ao vírus.
Aproveitamos a alta adaptabilidade de nosso sistema de TI para equipar as pessoas com as ferramentas de que precisam para que pudessem trabalhar efetivamente de casa — seja acessando os servidores da empresa ou as linhas de telefone — e para mantê-las conectadas e conscientes sobre o progresso de todas as atividades. Há dois anos, implementamos novos padrões em nosso departamento de TI para permitir que qualquer estação de trabalho da FPZ pudesse ser convertida em um espaço de trabalho remoto através de qualquer interface (computador, notebook ou smartphone). Quando a crise do COVID-19 começou, portanto, tudo que tivemos de fazer foi seguir o protocolo: na segunda-feira, dia 24 de fevereiro, 65% de nosso pessoal de escritório já estava trabalhando em casa (agora esse número está em 90%). Nas últimas três semanas, não vimos nenhum impacto negativo em nosso serviço ao cliente — o que tem sido nosso foco desde o início.
Incapaz de visitar os clientes, o departamento de vendas e marketing está usando esse tempo para trabalhar na imagem da empresa e planejar para quando as coisas voltarem ao normal. Eles, também, têm trabalhado de forma inteligente desde o primeiro dia da crise e se adaptaram muito bem imediatamente: pelo menos uma vez ao dia, eles fazem uma chamada à distância de alinhamento, e a qualidade de seu trabalho está alta como sempre. Eles também completaram atividades que estavam em standby há um bom tempo e começou projetos que nunca tiveram tempo para iniciar.
Em tempos como este, alcançar todos da FPZ é crítico, pois temos trabalhado duro para melhorar nossas comunicações internas — especialmente utilizando vídeoconferências, a rede social da empresa e serviços na nuvem. Criamos vários grupos de WhatsApp, com o máximo de seis participantes em cada para compartilhar informações relevantes. As pessoas também são encorajadas a compartilhar conteúdos descontraídos, como os milhares de memes circulando a internet por estes dias, mas pedimos que não façam isso nos grupos. É importante distinguir o que é sério do que é diversão.
Sem a possibilidade de se encontrar pessoalmente, descobrimos formas diferentes de nos sentirmos próximos uns aos outros nestes tempos estranhos e de dar voz às pessoas. Por exemplo, estamos criando vídeos curtos para mostrar como cada um de nós está lidando com as atuais formas de trabalho e a situação atual do país. Eis um exemplo:
E veja este tutorial que usamos para ensinar as pessoas sobre como usar as ferramentas de vídeoconferência [estrelando os filhos do Sergio].
Para garantir a continuidade do suprimento, também estamos utilizando parte de nossa capacidade extra para fazer produtos padronizados que transferimos para vários armazéns localizados nas redondezas da região de Lombardia (a região mais afetada na Itália nesta emergência).
Assim que o coronavírus apareceu na Itália, começamos a verificar o estado de cada fornecedor e abrimos canais de emergência para comunicação com os mais críticos. Achamos importante compartilhar as melhores práticas com eles e garantir que eles também implementem todas as medidas necessárias de segurança para continuar operando.
Outras empresas do grupo FPZ também tomaram medidas estabelecidas pelo Comitê de segurança — como limpeza e higienização extra (veja abaixo). Dia após dia, todo negócio de nosso grupo se adapta às novas restrições introduzidas pelo comitê ou, num aspecto nacional, pelo governo. Na empresa mãe, em Arivent (nossa empresa de ventiladores industriais) assim como Doseuro (nossa empresa de bomba dosadora), as equipes prepararam um documento de avaliação de riscos. Todas as nossas empresas estão mapeando a situação de seus principais fornecedores para descobrir quem está com a produção mais afetada, quem está trabalhando em um ritmo normal e quem está fechado.
SEGURANÇA SEMPRE VEM EM PRIMEIRO LUGAR
Gerenciar a segurança efetivamente depende de quão bem conseguimos prever o risco. Em nosso mundo globalizado, era inevitável que o COVID-19 não ficasse simplesmente confinado na China. Isso significa que, quando a notícia surgiu de que a área ao redor de Codogno tinha entrado em quarentena, nossas medidas de segurança já estavam preparadas. Era só uma questão de aplicá-las. Para não sermos pegos despreparados, a previsão é a chave — junto à habilidade de “ler” as dinâmicas externas e os requerimentos internos.
A velocidade de nossa resposta foi um resultado da habilidade extraordinária da equipe da FPZ de trabalhar juntos para encontrar soluções a um problema comum. Nosso pessoal está acostumado a dar sua contribuição abertamente para melhoria do negócio.
A agressividade desse vírus e a experiência dos chineses já tinham nos ensinado que a única forma de efetivamente parar ou pelo menos reduzir a disseminação do COVID-19 seria mantendo as pessoas fisicamente distantes. Teríamos de evitar qualquer contato entre os colaboradores, mas, ao mesmo tempo, tínhamos de garantir que essa informação fosse comunicada da maneira correta.
Então, tomamos todas as medidas necessárias para reduzir o risco de infecções desde o primeiro dia. Na produção, compartimentamos grupos de trabalho para eliminar o contato entre as pessoas de diferentes áreas da produção. Temos dois sites (um oposto ao outro) que estão quase completamente separados no momento: apenas dois colaboradores do armazém podem entrar nos dois, sempre usando uma máscara FFP2. Para limitar ainda mais as chances de interação, separamos fisicamente as áreas de montagem e de acabamento. A nova organização de espaço já nos ensinou algo novo: a importância de somente transferir informações críticas de uma área para outra e de melhor sincronizar a comunicação entre as diferentes áreas.
Apenas três operadores por vez podem entrar no vestiário, para garantir que eles mantenham a distância recomendada de segurança de um metro e para prevenir que indivíduos potencialmente infectados (que podem não apresentar nenhum sintoma) passem o vírus para seus colegas. Desde o primeiro dia desta crise, dobramos a quantidade de vezes que os vestiários são limpos e higienizados, pois todo turno tem o direito a um ambiente limpo e livre de vírus.
Também tomamos medidas em nossa sala de descanso. Aqui também não ficam mais de três pessoas ao mesmo tempo, e elas devem manter uma distância de segurança a todo momento. Para tornar isso possível e evitar aglomerações e filas nas máquinas de café, programamos horários de descanso diferentes para os colaboradores se estendendo por todo o dia. Também revisamos nossa programação e nossos turnos para dar à maioria de nossos operadores a oportunidade de almoçarem em casa com seus parceiros e filhos (as escolas estão fechadas na Itália atualmente). Também conseguimos pedir máscaras suficientes — não temos certeza sobre quando as receberemos ainda — para nosso pessoal levar para a casa para suas famílias.
Também higienizamos todos os equipamentos, instrumentos de medida e ferramentas após cada uso e ao final de cada turno — para garantir que todos possam trabalhar em segurança. Os operadores desinfetam os teclados regularmente também. As pessoas estão ainda mais conscientes do que antes sobre a necessidade de tomar conta do equipamento que compartilham com seus colegas. Conforme a situação continua se desenvolvendo, estamos aprendendo a ser pacientes e quão importante é investir continuamente na educação de nosso pessoal frente a essa ameaça.
CUIDAMOS UNS DOS OUTROS
Ficamos tocados pela força e determinação que nosso pessoal está mostrando e nós nos comprometemos a fazer o que pudermos para continuar protegendo-os conforme eles desempenham suas funções. A maioria deles está se sentindo bem, mas alguns — compreensivelmente — estão se sentindo ansiosos e estressados.
Eles podem viver sozinhos e estar tendo dificuldades para lidar com o isolamento social; ou eles podem ter uma família longe ou parentes vulneráveis. Infelizmente, um dos nossos sofreu a perda de um tio. Fazemos de tudo para ajudar todos que precisam através de diálogo e apoio psicológico fornecido por nosso conselheiro interno Aldo Terracciano via sessões de vídeo (ele trabalha conosco há muito tempo, e as pessoas confiam nele).
De muitas formas, essa emergência está trazendo o melhor em nosso pessoal. Algumas pessoas me disseram que se sentem privilegiadas por serem capazes de sair de casa e vir trabalhar, porque é difícil matar tempo em casa, e assistir as notícias só gera mais estresse. Esse é o espírito certo, com o qual concordamos. Ainda mais louváveis são aqueles colaboradores da FPZ que estão trabalhando em casa enquanto tomam conta de seus filhos.
Descobrimos que olhar para o futuro com uma meta em comum é um grande impulsionador da moral e que há valor em tratar esta situação como outro desafio com o qual podemos aprender: em vez de simplesmente suportar o que está acontecendo, nosso pessoal está encontrando conforto em trabalhar para aumentar a segurança no trabalho ou garantir a continuidade na produção.
Até agora, a FPZ não viu uma queda no número de pedidos. Apesar de sabermos que essa situação certamente afetará a economia toda muito fortemente, não estamos preocupados, pois estamos em uma situação financeira sólida e podemos reagir rapidamente as circunstâncias mutáveis. Continuaremos monitorando nossos KPI e parâmetros e a adaptar nossa capacidade produtiva à demanda do cliente. No passado, antes de engajarmos toda a FPZ na melhoria contínua, não teríamos escolha além de continuar produzindo. Hoje sabemos que geramos valor ao produzir, mas também ao melhorar, fortalecer nossos processos e aprender.
É inspirador ver quão rapidamente nossa empresa foi capaz de agir nesta situação incrivelmente desafiadora, fazendo escolhas equilibradas e criando contramedidas compartilhadas. De certa forma, vimos um exemplo perfeito do PDCA aqui, com cada novo decreto governamental sendo absorvido ao ecossistema da FPZ como um novo ajuste em um ciclo de melhoria.
*Veja nota no final do artigo.
ALGUMAS DAS COISAS QUE APRENDEMOS
Gostaríamos de compartilhar com vocês algumas das coisas que aprendemos nas últimas três semanas:
- O capitão do barco precisa ser honesto, mas positivo, sem subestimar o risco. Nestes tempos difíceis, precisamos cuidar do estado de espírito de nosso pessoal mais do que nunca.
- Os humanos são seres sociais, e forçá-los a interiorizar medidas de isolamento desconfortáveis, mas necessárias, tem sido difícil. Nunca é demais salientar.
- Informação nunca é demais, mesmo que sobre os comportamentos que eles devem assumir quando vêm ao trabalho ou vão para casa (evite transportes públicos e caronas etc.).
- A mensagem nem sempre chega a todos da mesma forma. Apesar de nossos melhores esforços, alguns colegas continuam subestimando a ameaça do vírus.
- Sempre que envolvemos nosso pessoal no processo de tomada de decisões (por exemplo, como reorganizar os turnos de produção), sempre vemos participação ativa e não experimentamos nenhuma resistência.
- Em tempos de instabilidade, a mensagem passada às pessoas tem de ser clara e impossível de ser mal-interpretada.
- A colaboração entre departamentos e o escritório é crucial para ajudarmos uns aos outros em tempos difíceis.
- Sempre focamos na aprendizagem, porque somente ao compartilhar e criar coletivamente ideias podemos alcançar o crescimento pessoal de todos os envolvidos.
Queremos que o pessoal da FPZ nos iga por vontade própria porque eles compartilham nossas ideias e nossa visão — e não porque eles têm medo de não seguir. Em tempos incertos como este, as pessoas precisam receber segurança no trabalho e segurança de trabalho, que são ambas importantes para seu bem estar. Elas precisam saber que nossas ações servem para ajudá-las, sempre; e nós, a equipe de gestão, precisamos entender que nossa legitimidade em liderá-las vem de nossa vontade em escutar suas necessidades e em nossa habilidade de confortá-las.
A gestão lean nos permitiu ter sucesso como negócio até aqui, independentemente da crise que encontramos. Ela nos tornou resilientes e adaptáveis e nos permitiu responder à emergência do coronavírus de maneira rápida e efetiva. Pode até parecer que o mundo está virando de cabeça para baixo, mas as coisas na FPZ continuam iguais — apenas com um pouco mais de previsão e regras extras.
Acreditamos que nossa empresa — e, na verdade, nosso país todo — ressurgirá deste trágico capítulo mais forte do que nunca. Conforme nós, italianos, descobrimos que o ar que respiramos é mais limpo, conforme nos apaixonamos com a recém-descoberta dos límpidos canais de Veneza e conforme admiramos a beleza de um céu à noite livre de fumaça, estamos aprendendo o que é, talvez, a lição mais importante de todas: que nós todos compartilhamos um destino em comum. Estamos subestimando a importância de pertencer (a uma comunidade, a um negócio, a uma família), de falar a mesma língua, de eliminar o conflito ao pensar sobre o todo em vez de somente em nós mesmos.
*Nota sobre imagem. No cartaz da imagem, pode-se ler:
Apenas uma pessoa de cada vez pode ficar na sala de metrologia.
Use luvas para manusear a máquina de medição.
Limpe suas mãos com álcool após cada utilização do teclado, do mouse e da jogbox.