É possível melhorar a gestão de TI usando o pensamento lean?


TI
Daniel Breston - 10/07/2015


A gestão lean nos força a olhar para nossa gestão de TI com uma perspectiva diferente e nos ajuda a garantir que a TI dê suporte às necessidades organizacionais.

Se você me perguntasse há trinta anos como o lean podia ajudar o pessoal, os processos, os parceiros e as ferramentas de TI, você receberia um olhar perplexo como resposta.

Onze centros de dados, vinte Service Desks, centenas de milhões gastos com infraestrutura ou ferramentas, mais de trezentas pessoas treinadas, certificados de especialista em ITIL (biblioteca de infraestrutura de tecnologia da informação) e COBIT (objetivos de controle para a tecnologia da informação e outras relacionadas) obtidos nesses trinta anos, e eu somente agora posso começar a resposta dessa pergunta!

Na primeira vez que me pediram para liderar um projeto lean, a maioria das informações que pude encontrar era relacionada à produção. Eu era consultor há quatro anos, e essa nova tarefa me fez começar uma jornada que me introduziu a líderes lean, DevOPS, kanban, ágil, TOC, BDD/TDD, muitos dos quais são mentores meus agora.

O lean gosta de fazer perguntas, então minha primeira é: por que uso ITIL ou COBIT? A resposta é simples: elas são as melhores estruturas conhecidas com foco na TI para dar direções sobre como fazer ou liderar uma iniciativa baseada na tecnologia.

Essas estruturas não são perfeitas, elas estão longe de ser a “melhor prática” e não fornecem muito para definirmos o valor, solucionarmos problemas ou melhorarmos continuamente as pessoas. Por favor, não me entendam mal, acredito em ITIL e COBIT e constantemente me refiro a elas como as bases para a melhoria em coaching nas áreas de tecnologia e gestão. Mas eu, pessoalmente, precisava de mais.

O lean começa com esta pergunta (retirada de Michael Ballé ou do livro “The Phoenix Project”): se você não está fazendo TI para o cliente, para melhorar seu negócio ou para ajudar seu pessoal, então por que você está fazendo TI? Essa é uma pergunta profunda, pois faz você se perguntar qual é a necessidade de algo novo, por que leva seis meses para lançar algo que ninguém quer ou por que a estratégia de TI não dá suporte a nossa organização. Esse é um exemplo da diferença que existe entre o lean e o ITIL ou COBIT na TI: o lean o força a pensar de forma diferente e olhar para as coisas com uma perspectiva diferente.

Tabela Transformando a TI de uma agência governamental em ágil TI lean / ITIL / lean / ágil

O livro “The Phoenix Project”, de Kim, Behr e Spafford, tem uma seção maravilhosa na qual a gestão de TI pergunta a cada chefe de departamento quais são seus objetivos e obstáculos, independentemente da TI. Agora, em vez de planejar a partir da tecnologia ou de suas equipes até o objetivo ou obstáculo, eles trabalham de forma reversa. Eles fazem perguntas: qual é a vantagem de fazermos o que queremos fazer? Essa pergunta permitiu que eles descobrissem uma forma melhor de colaborar com os patrocinadores do negócio e os parceiros fornecedores para criar uma estratégia dinâmica que era melhor, mais rápida, mais segura e mais barata. Além de tudo, o pessoal se animou e ficou mais solidário, sentimento que infectou a organização inteira.

Regularmente faço as seguintes perguntas, que me foram apresentadas por Michael Ballé (autor de “Liderar com Respeito”): o que seria um bom dia para você, para sua equipe e para seu cliente? Como você sabe? Como você pode visualizar o que está acontecendo? Como suas equipes ou fornecedores o ajudam todo dia a lidar com um problema ou desafio? Como você os ajuda? Sem discussões sobre a solução, apenas fazendo o que Stephen Covey sugere: escute com a intenção de entender, não de responder.

O lean (ou seus derivados conhecidos como DevOPS e ágil) tem muitas ferramentas para ajudar o praticante a desenvolver o que estão tentando alcançar. Ele expõe visualmente as metas, ou como o trabalho deve ser executado, as técnicas de resolução de problemas, as formas como organizamos nosso trabalho, os métodos para criar e alinhar as medições de desempenho e as boas práticas quanto à gestão de custos (não, não corte de pessoal). O lean permite que as equipes enxerguem uma situação, tentem algo, aprendam com ela e tentem novamente até alcançar um nível satisfatório, mas tudo dentro de uma estrutura de gestão previamente combinada.

Veja a Flickr, a Google, a Amazon, a Nike e muitos bancos e organizações da área da saúde: eles abraçaram a TI lean e utilizaram-na para ajudar seus clientes. Eles são perfeitos? Não têm problemas? Claro que não são perfeitos, e sim, eles têm muitos problemas – mas a jornada de experimentação os ajuda a melhorar, e o envolvimento dos clientes, do pessoal e dos parceiros torna o ciclo de melhorias mais rápido.

Para concluir, o lean apoia o ITIL e o COBIT. Ele ajuda as equipes na comunicação colaborativa (DevOPS) ou no aperfeiçoamento dos métodos de criação (ágil). Ele aceita seus processos ITIL, o que até o vencedor do prêmio Shingo Mike Orzen diz que não deve ser ignorado, mas utilizado para criar uma forma padrão de trabalho a fim de melhorar continuamente. Tente, vá e veja no gemba, envolva os outros e veja se você consegue criar um ambiente melhor, mais rápido, mais seguro e mais produtivo.

O AUTOR

Daniel Breston é um profissional da gestão de TI de longa data que tem experiência internacional. Um especialista em ITSM reconhecido e Champion lean e DevOPS; ele á orador frequente em conferências e webinars.

Fonte: Planet Lean.


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