Como gerente das atividades de aprendizagem do Lean Enterprise Institute, trabalho com membros da comunidade explorando intervenções de treinamento para ajudar na construção da capabilidade lean dentro de suas organizações. De vez em quando, isso me dá o privilégio de participar dos workshops de treinamento on-site que coordenamos.
Uma organização comunitária com a qual trabalho está buscando melhorar um processo a partir da implementação de um sistema kanban. O futuro do negócio não depende do sucesso lá; é uma abordagem de baixa pressão para testar o pensamento lean; e é uma experiência de aprendizagem.
Como esperado, o sistema kanban – essa mudança de foco, comportamento e rotina – está sendo experimentado com a resistência (aprendi que a resistência não é o inimigo! Quando experimentada da forma adequada, ela não leva o empreendimento a outro patamar?). O que aprendíamos com cada obstáculo era o valor para o cliente, o “por quê?”. Se você não conhece seus clientes e o que eles valorizam – ou se sua organização não prioriza o valor pelo ponto de vista do cliente –, você terá muito trabalho para engajar sua equipe e mudar a cultura da empresa.
Mas, com esse projeto em particular, conforme as mudanças aconteciam, aqui estão alguns obstáculos que encontramos. Quero compartilhá-los porque são comuns e, apesar de frustrantes, são superáveis. Veja se não lhe parecem familiar:
1. Ceticismo. A reação imediata foi: “Isso vai me dar mais trabalho, não?” ou o oposto, mas igual, “Isso vai tirar meu emprego, não?”. Tivemos sorte em ouvir essa objeção explicitamente. Se você não ouvir isso em alto e bom som, então saiba que isso faz parte do iceberg que está em baixo da água. Esse tipo de resistência é um chamado por confiança. Em nosso caso, construímos a confiança ao trazer o foco de volta ao propósito – o motivo da melhoria. Quando tiramos o medo associado a esse trabalho de melhoria ao fazer o alinhamento com o propósito, descobrimos o valor do trabalho a ser feito e da transparência para ouvir e aprender mais com todas as partes.
2. Rejeição. Após essa transparência ser estabelecida, falamos sobre o sistema kanban e o processo: como funciona. A reação? “Isso parece muito complicado!”. Rejeição. Eu literalmente senti que a equipe se fechava à ideia durante a explicação do processo. Se isso acontecer com você, volte um passo, volte ao propósito. Explique o valor que esse novo processo pode entregar. Garanta a segurança deles na participação também. “Os erros não importam aqui, apenas experimentaremos com um kanban e faremos o nosso próprio”. Se você conseguir verdadeiramente fornecer esse sentimento de segurança para as pessoas, suas chances de ganhar a confiança e a aceitação delas são maiores. Depois de adicionar um pouco de entusiasmo, encontramos a vontade de arriscar.
3. Inconveniência. Mesmo depois de superar o ceticismo e a rejeição iniciais, encontramos outros obstáculos. Fazer 5S significa tirar o pessoal da zona de conforto. Uma vez, alguém reclamou que um exercício do balanceamento da carga de trabalho estava “tirando de Paulo para pagar Pedro”. Eu quis ignorar isso, mas tinha que respeitar. Consigo enxergar agora como deve ser parecer ou se sentir dessa forma. Então respondemos àquele desconforto com uma ação: “Vamos estudar isso. Vamos examinar como essa mudança afetará os outros sistemas”. Pedimos à pessoa que levantou a preocupação que fosse responsável pela consideração, guiada por um coach que usou a oportunidade para demonstrar a interdependência dos sistemas e trazer o foco de volta ao propósito… o valor do trabalho à disposição. Agarre-se nesses momentos de aprendizagem!
4. Custo. Após muito esforço para construir apenas transparência na exploração da mudança, uma vontade de arriscar e o foco para perseverar, a equipe queria comprar alguns sinos e apitos chiques para fazer com que nosso kanban fosse muito sofisticado e fizesse barulho. Mas que mensagem isso mandaria? Decidimos enfrentar os obstáculos com o sábio conselho de Theodore Roosevelt: “Faça o que conseguir onde estiver com o que tiver à disposição”. Construímos nosso kanban piloto usando caixas de papelão. Sempre recomendo começar dessa forma, em outras palavras, “função acima da forma”. Prove que o sistema produzirá valor e, então, invista em melhorias se realmente precisar.
Esses são alguns dos obstáculos que encontramos até agora. Também antecipo os principais problemas que aparecerão muito em breve. Você sabe, falta de tempo, falta de entendimento (ou mal-entendidos) e outros que originam todos os obstáculos… sustentabilidade!
Minha experiência com essa organização em particular, como com tantas outras, é um privilégio. O que torna essas experiências tão excepcionais para mim é aprender sobre os obstáculos encontrados todos os dias que as pessoas precisam superar. Há um belo e simples senso comum sobre o lean que o torna universalmente relevante e aplicável. Mas conseguimos complicar as coisas com nossos medos, expectativas, condicionamento e ideias pré-concebidas, não conseguimos? Neste solo fértil, os obstáculos aparecem.
Obstáculo: “Algo que obstrui ou impede o progresso”.
O importante é que, se há algo que aprendi, foi o quanto precisamos abraçar os obstáculos. “O obstáculo é o caminho”. Os obstáculos que aparecem podem não vir com respostas fáceis, mas, uma vez que você esteja disposto a abraçar os problemas, você está no caminho certo para solucioná-los.
Fonte: Lean Enterprise Institute.