Trabalho com atividades variadas no escritório


Serviços e Processos Administrativos
Danielle Blais - 25/08/2014

Por Danielle Blais

Durante uma reunião matutina improvisada, um colega de trabalho e eu conversávamos sobre o que cada um de nós planejava fazer em nosso dia de trabalho. Ele disse-me: “Faça a coisa mais difícil ou mais cansativa logo no começo do dia, e, então, o resto será moleza”. Ele havia lido o livro “Eat That Frog”, de Brian Tracy, e incorporou as lições em seu trabalho.

Na manufatura tradicional, implementar um sistema de produtos múltiplos (“mixed model”) facilita a redução do risco de produzir algo em excesso e diminui o estoque de produtos. Também, executar uma produção mista resultará em um fluxo regular de partes e, até mesmo, dacarga de trabalho na fábrica. Então, o que isso significa para o escritório? Apesar de eu já haver incorporado algum tipo de produtos múltiplos em meus dias dentro do escritório (a fim de satisfazer a necessidade do cliente), começo a pensar em minha rotina no escritório mais profundamente.

Como um colaborador que realiza trabalho intelectual, percebo que não dedico o mesmo esforço mental em todas as minhas tarefas durante o dia todo. Minha mente é clara e mais energética de manhã, então as tarefas realizadas nesse período tendem a receber meu melhor pensamento e atenção. Por que isso importa? Se estou fazendo uma proposta ou trabalhando em algo que envolva estratégia, essas coisas exigem uma mente clara e um pensamento cuidadoso. Então por que eu deveria marcá-las para o período da tarde?

Bem, porque fazer as coisas simples primeiramente é a natureza do homem. Eu penso “farei as tarefas simples primeiro porque elas estão lá, são simples, e sei que posso finalizá-las rapidamente”. E algumas coisas têm que estarem prontas para o cliente antes de outras. Isso é verdade. Mas eu tenho mais flexibilidade de tempo do que parece.

Eu gasto muitas horas ajudando outros a pensarem como nivelar a carga de trabalho. O desafio é fazer a mesma coisa para mim. Após um hansei profundo, começo a entender meu desafio: como otimizar meu dia e atender as necessidades dos clientes enquanto, ao mesmo tempo, atribuo a mim mesmo uma mistura de trabalhos desafiadores interligados com tarefas de trabalho. Quero um dia mais fácil, mas que também seja melhor para o cliente.

Para todos que realizam trabalhos intelectuais:“quais são os problemas que você encontra para otimizar seus dias de trabalho? Como gerenciar suas responsabilidades, ajudar os outros a gerenciarem as suas e planejar para o futuro? Como você define seu problema?”.


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