A Santillana conseguiu aumentar em 60% suas entregas de valor ao conectar a filosofia lean com as metodologias ágeis na criação de seu novo portal, o que faz parte de sua transformação digital. Para isso, eles precisaram garantir uma maior visibilidade do time, do começo ao fim do processo, e promover a tomada de decisões com base em dados e fatos. Hoje, eles conseguem expor um alto grau de nivelamento na gestão de entrada e do trabalho em progresso, um aumento no volume de entrega, mesmo com um time ainda incompleto, e um menor grau de variações, contribuindo para uma melhor previsibilidade.
No mundo cada vez mais ágil em que vivemos, a adoção da metodologia que leva esse mesmo nome é cada vez mais ubíqua. Entretanto, é importante que enxerguemos a diferença entre sermos verdadeiramente ágeis e praticarmos uma agilidade apressada, aquela que não leva a lugar algum. A diferença está no pensamento lean. Quem toma cuidado para não perder de vista as bases da mentalidade enxuta conquista resultados superiores e garante agilidade em seus processos. Aqueles que falham em fazer isso expõem suas bonitas ferramentas como troféus, mas falham em aumentar o valor entregue a quem realmente importa, o cliente.
O mundo ágil sem o lean
Antes de ingressar em sua jornada lean, a Santillana já adotava a metodologia ágil em seus processos, mas possuía poucos resultados positivos para mostrar. Boa parte disso se dava ao fato de eles não terem, naquela época, muitos indicadores para saberem, de fato, como estavam indo, sem números e dados para expressar os avanços e as dificuldades e orientar o trabalho de planejamento para o futuro. Esse foi um dos principais motivos que fizeram com que eles buscassem o lean. A metodologia ágil tem um potencial enorme para melhorar os processos, mas sem saber onde ela está funcionando e onde ela precisa ser ajustada, as chances de sucesso são significativamente reduzidas.
Eles queriam trabalhar de forma verdadeiramente ágil, melhorando seus processos e, sempre como foco, mantendo seus clientes satisfeitos. O trabalho que eles faziam com o agile estava longe de ser ruim, mas precisava de uma orientação mais clara. O lean ajuda a enxergar, a olhar holisticamente para o trabalho. Assim, essa integração possibilita que o trabalho seja melhorado no dia a dia, com uma qualidade de entrega superior, o que, graças aos indicadores claramente expostos para todos, torna-se visível a toda a empresa.
O mundo ágil com o lean
O começo dos trabalhos da Santillana com o lean focou em alguns problemas importantes que estavam aparecendo e que a editora buscava atacar. Dentre eles, a falta de alinhamento entre a priorização de demandas e a estratégia da empresa era o mais visível. O lean proporcionou a eles uma entrega de valor conectada com sua estratégia, algo que realmente rendeu bons frutos ao processo.
Outra mudança importante que eles perceberam refere-se ao fluxo de valor. Ao buscar uma cultura mais enxuta, eles conseguiram aumentar o foco no cliente trabalhando com um fluxo puxado, em vez de empurrar, como faziam antes. Falta de integração do time, histórias de usuários sem padronização, ausência de métricas consistentes e sobrecarga de trabalho são mais alguns exemplos de problemas que a editora atacou em sua investida lean.
Dentre muitas ações que foram tomadas pela Santillana, a que mais se destacou foi a criação de um novo portal digital para atender suas estratégias comerciais. Antes, suas demandas chegavam de diversos lugares, e não havia um fluxo de abertura para essas demandas. A criação dessa nova plataforma buscava organizar um fluxo para que o trabalho se tornasse mais consistente, e alguns desafios tornaram-se pilares em sua construção, como a tomada de decisões com base em dados e fatos, a transparência na comunicação e condução de projetos, agilidade na gestão e entrega de projetos, a melhoria da qualidade nas entregas e a materialização dos resultados em indicadores.
Um portal para um mundo mais enxuto rumo à Transformação Digital
A criação do novo portal Santillana fez com que a empresa apresentasse sua marca com força de holding. Foi um dos principais impulsionadores de mudança na empresa e um divisor de águas. Foi possível desenvolver um produto com um design inovador alinhado com as exigências atuais de usabilidade web e mobile, usando uma tecnologia robusta e escalável. Diversas ferramentas de gerenciamento de conteúdo, análise de indicadores de acesso e fluxo comercial digital integrada ao CRM foram incorporadas.
Um projeto do tamanho que foi o desenvolvimento desse portal costuma ser muito propício ao retrabalho. Graças ao uso do lean, eles conseguiram prever o que iria dar errado e antecipar os passos futuros. Antes do lean, eles não tinham uma gestão de fluxo (carga x capacidade, trabalho em progresso, velocidade de entrega, nivelamento…) para permitir que isso acontecesse. Além disso, o lean permitiu um alinhamento da estratégia e uma integração das equipes e forneceu métodos de acompanhamento e uma cadência de comunicação.
O desenvolvimento de um portal, algo que requer altos níveis de desenvolvimento tecnológico e integração com as diferentes áreas de uma empresa, é um trabalho holístico que não pode ser bem sucedido se não estiverem todos envolvidos. Inicialmente, é comum que grandes projetos como esse contem com auxílio exterior, como foi o caso da Santillana. Eles desenvolveram parcerias com empresas envolvidas com o LIB para desenvolver esse portal contando com a larga experiência dessas outras empresas no ramo. É a beleza de ter uma comunidade lean ativa e engajada em ajudar uns aos outros.
Contudo, eles sabiam que precisavam passar por essa fase de descoberta do produto e avançar para uma fase de autonomia, em que o pessoal interno seria capaz de manter o portal, analisar como o trabalho estava sendo realizado e propor e implementar melhorias. Afinal, esse é o espírito lean de melhoria contínua e respeito pelas pessoas. Acredite no seu pessoal e dê a eles o desafio de melhorar continuamente os processos, fornecendo-lhes as ferramentas e autonomia necessária para agir. Por isso, a Santillana desenvolveu um programa interno de capacitação com o auxílio do Lean Institute Brasil, garantindo a continuidade de sua jornada com as próprias pernas.
Capacite seu pessoal
Com o objetivo de estender o conhecimento adquirido no desenvolvimento do portal Santillana, em fevereiro de 2021, eles iniciaram, em parceria com o Lean Institute Brasil, uma série de mentorias para capacitar os times internos de tecnologia e produtos digitais. Durante a mentoria, desenvolveram um rico material de aprendizagem que os deixou um legado sólido para capacitação de novas pessoas e áreas da empresa.
Dentre os módulos desenvolvidos, eles em gestão de fluxo com kanban (muitas pessoas acham que kanban só tem aplicação ao chão de fábrica, mas na verdade é útil em todos os ambientes), fluxo de trabalho, papéis e responsabilidades, políticas de equipe aplicadas ao fluxo de trabalho, WIP, fluxo de demandas e user story. O legado deixado por essa capacitação permite que a empresa continue formando seus colaboradores internamente e difundindo a filosofia lean por toda a empresa.
Além disso, os eventos que eles realizam com frequência determinada também fortalecem a aprendizagem e a integração da equipe. Além das dailies (reuniões diárias de até quinze minutos para falar sobre o dia anterior e antecipar o dia que está por vir, que já existiam na empresa antes do lean), eles realizam a reunião de Revisão de Operações (uma reunião de priorização estratégica com foco no fluxo de valor), uma reunião de refining (que serve para alinhar as entregas com o time técnico) e uma retrospectiva (que serve para trazer lições aprendidas e expor problemas).
As reuniões de revisão de operações e de retrospectiva, em particular, trouxeram benefícios visíveis. Elas ajudaram a integrar a equipe em tal nível que a separação entre as áreas de Produto e Tecnologia hoje é quase imperceptível. Eles são, hoje, verdadeiramente integrantes da mesma equipe, produto e tecnologia trabalham orientados à entrega de valor ao cliente. Além disso, elas fortaleceram os relacionamentos interpessoais e ajudaram no acompanhamento contínuo do processo, o que permitiu antecipar problemas, gerenciar melhor os riscos e, como consequência, melhorar o sistema de gestão.
E agora?
Uma das premissas do lean é sempre perguntar “por quê?”. Por que o processo é feito dessa forma e não de outra? Por que acreditamos nisso e não naquilo? Quando se leva a todos na organização essa reflexão crítica, a melhoria contínua torna-se um processo natural dentro da empresa. Por isso, o espírito do lean nos ensina que sempre devemos buscar melhorias. Se seu processo está bom, parabéns, mas a pergunta que fica é “por que ele não está ainda melhor?”.
A Santillana continua na sua jornada de transformação lean, que está apenas no começo, visando reduzir ainda mais seu lead time, evitar virar refém do processo, evoluir sua cadência de entregas, conectar a contribuição das entregas com o resultado da empresa e expandir para outras áreas, como marketing, comercial, pedagógico etc. Esse último objetivo talvez seja o mais importante.
Com a breve jornada que já tiveram até aqui, eles conseguiram uma integração completa do time de produtos com o time de TI, o que abriu mais nove posições no time, ao mesmo tempo em que reduziu custos de desenho e desenvolvimento. Agora, com novos projetos em mente e um potencial para assumir mais dois fornecedores, eles vão em busca de alinhar todos com padrão, ferramentas e métricas únicas. O que fica como legado é a harmonia que conseguiram desenvolver no seu time, que estão mais próximos do nunca em todos os níveis, e a verdadeira agilidade com propósito e compromisso com o todo: a junção do agile com o lean.
A jornada lean veio para contribuir ainda mais para o propósito Santillana, que acredita na capacidade da educação de transformar vidas, despertando o talento de cada um.
Agora o grupo está mais preparado para seguir sua transformação digital, que com certeza trará muitos outros produtos digitais como o Portal Santillana.