A evolução da ciência, das tecnologias e dos métodos de gestão tem gerado benefícios cada vez mais evidentes às empresas. Entretanto, como tudo na vida, há “efeitos colaterais” aos quais é preciso estar atento.
Por exemplo, uma certa mentalidade equivocada de que para se resolver um problema é preciso idealizar e implementar soluções “complexas”.
É como se fosse um tipo de preconceito que parte do seguinte princípio: uma solução só pode ser eficiente se for fruto de muito investimento, de muitas pessoas envolvidas, de uma super tecnologia de última geração, além de farta documentação, registros e aprovações. Parece que as coisas complexas causam um certo encanto, quando deveria ser o contrário: a beleza de uma coisa simples e efetiva é incomparável.
Claro que há problemas que podem realmente demandar um esforço diferenciado, mas isso não deve se tornar uma “regra” ou uma mentalidade dominante, como, não raro, se percebe em muitas companhias.
Ao contrário disso, é preciso que se pense que a melhor solução é sempre a mais simples, desde que se resolva o problema.
Isso deveria ser óbvio, não é? Se é simples e funciona, por que teria de ser complicada?
Porém sabemos que o mundo corporativo é recheado de distorções e vícios de gestão que às vezes são difíceis de serem percebidos e superados.
Um pilar central do sistema lean é a busca cotidiana para revelar e resolver problemas em tudo o que se faz, de forma simples e preferencialmente com baixo investimento. Esses são os princípios básicos para a análise de propostas num esforço de kaizen.
É preciso trabalhar como um cientista: analisar as causas raízes e com base nelas idealizar e experimentar contramedidas. Isso não significa complicar as coisas. Para isso, usamos um método de questionamento profundo, que ajuda a mudar essa percepção.
Em termos bem práticos, funciona assim: antes de colocar em prática uma ideia de solução de um problema, é preciso analisar os benefícios que essa solução vai gerar versus o grau de complexidade que ela vai exigir. Em termos mais simples, é saber se vale a pena.
Se for bem realizada, essa análise deverá revelar pelo menos quatro situações diferentes.
Caso se conclua que a solução encontrada vai gerar um alto benefício e é simples de ser colocada em prática, essa é a solução que deve ser reverenciada. Então, será preciso implementar já, evitando discussões ou complicações desnecessárias.
No entanto, não é fácil chegar a essas soluções. É preciso envolver várias pessoas, com diferentes pontos de vista, entrar em consenso sobre que problema precisamos resolver, entender as causas raízes, elaborar alternativas de forma criativa, priorizar, questionar e testar.
Isso dá trabalho e exige muitas interações, coisas que, muitas vezes, as pessoas não estão dispostas a investir.
Contudo, pode ocorrer algo que engana muita gente. Uma solução que trará muitos benefícios, mas que exigirá uma grande complexidade para ser implementada. E agora? Alguém vai concluir: mas a solução “se paga”. Ok, mas é preciso, talvez, refletir mais um pouco e sempre perguntar: podemos conseguir os mesmos resultados com uma solução mais simples?
Desafiar o time a nunca se conformar com uma solução complicada e que exige muitos recursos estimula a criatividade e, com métodos estruturados de análise, geralmente leva a novas perspectivas.
Pode ocorrer também de se concluir que a solução é simples de ser adotada, mas também vai gerar poucos benefícios. Nesse caso, possivelmente há alternativas mais relevantes que devem ser priorizadas.
Pior ainda é perceber que a solução é difícil de ser implementada e, ainda assim, vai gerar poucos benefícios reais. Incrivelmente, vemos nas organizações várias situações que caem nesse caso. Afinal, muitas pessoas ainda se acham cheias de poder quando estão à frente de um projeto complexo e custoso. E organizações com inúmeras esferas de decisão muitas vezes perdem a visão do que é mais importante.
Esse tipo de análise, apesar de ser, em tese, simples de ser feita, em boa parte das vezes sequer é cogitada nas empresas. Parte-se logo para a solução. E aí é comum descobrir que o preço a se pagar é muito maior do que o lucro a receber.
Pense nisso antes de bater o martelo naquela “solução complexa” que surgiu na última reunião.
O economista Ernst Friedrich Schumacher ficou famoso com um livro da década de 70 intitulado Small is beautiful. Hoje em dia, faz falta nas empresas mais pessoas que preguem a “beleza do simples” – e sua efetividade.
Tudo isso no sentido de não se conformar com soluções complexas, que nos mantém numa certa zona de conforto. E buscar sempre encontrar formas mais simples e que levem aos mesmos resultados, ou até os superem. Por incrível que pareça, esse modelo mental não é fácil de ser praticado, e precisa ser provocado.