ESTRATÉGIA E GESTÃO
Como o A3 salvou a vida do Sr. Joe… e pode salvar a sua também
Gabriel Araujo
O pensamento A3 é uma filosofia que se aplica a qualquer ambiente e âmbito de nossas
vidas. Na verdade, muitas pessoas utilizam seus fundamentos sem sequer perceber que estão, de certa forma,
produzindo seu próprio A3.
Vamos conhecer e acompanhar a história do Sr. Joe (à esquerda), que
está passando por problemas de saúde que colocam sua vida em risco. Ao mesmo tempo (à direita),
acompanharemos como o atendimento a ele prestado segue a estrutura e os elementos básicos de um A3, com o
propósito de dar ao Sr. Joe uma vida longa e prazerosa, livre dos sofrimentos causados por seus maus
hábitos.
Vamos conhecer e acompanhar a história do Sr. Joe (texto na cor preta), que está
passando por problemas de saúde que colocam sua vida em risco. Ao mesmo tempo (texto na cor azul),
acompanharemos como o atendimento a ele prestado segue a estrutura e os elementos básicos de um A3, com o
propósito de dar ao Sr. Joe uma vida longa e prazerosa, livre dos sofrimentos causados por seus maus
hábitos.
Assim, esperamos enxergar o pensamento A3 em nosso dia a dia e aprender que utilizar o A3 pode ser de grande valia
para cada um de nós, seja em nossa vida de trabalho ou em nossa vida pessoal. Aprender a fazer um A3 para
aplicá-lo em qualquer situação é o objetivo deste artigo.
O relógio mostrava as três horas da tarde quando o Sr. Joe chegou ao hospital de sua cidade.
Recentemente, Joe sofria para conseguir subir as escadas de sua casa e, durante o percurso, sentia o
cansaço batendo em seu corpo. “Você fuma?”, a médica perguntou ao
atendê-lo. “Alguns maços por dia”, respondeu de forma ofegante. “Pratica
exercícios?”, a médica continuou o questionário observando seu porte pouco
atlético. “Raramente”, respondeu Joe, provavelmente utilizando-se de eufemismo. Tendo
atendido diversos pacientes ao longo dos anos, a Dra. Cris, que estava incumbida de ajudar o Sr. Joe, sabia
que devemos sempre esperar pelo melhor, mas nos preparar para o pior. Felizmente, este hospital possui uma
vasta experiência utilizando o pensamento A3 para salvar vidas, e o Sr. Joe esperava que pudesse ser
mais um exemplo de sucesso do hospital. Decididamente, a Dra. Chris pegou uma folha de seu bloco de notas e
uma caneta azul, escreveu algo e entregou ao Sr. Joe:
A sua organização enfrenta problemas ou mira em uma condição-alvo? Qual é
a sua necessidade?
Quaisquer necessidades, sejam por efeitos de crise (vigente ou prevenção), por querer que sua
empresa atinja patamares maiores e melhores ou por qualquer tipo de problema, a “maneira de
pensar A3” o conduzirá aos seus objetivos e plantará consenso sobre a
urgência do seu propósito. O A3 também tem capacidade de comunicação.
É uma história contada com início, meio e fim, cuja construção é
composta pela própria investigação dos problemas que se relacionam com
o seu propósito. Todos os campos do A3 estão relacionados.
Prática
pioneira da Toyota na qual o problema, a análise, as ações corretivas e o plano de ação são escritos em uma
única folha de papel (tamanho A3), normalmente utilizando-se gráficos e figuras.
Prolongando a vida de Joe
“Seja qual for os problemas que descobriremos ao longo do caminho, prolongar a sua vida é o
nosso propósito e a nossa preocupação”, afirmou a médica ao Sr. Joe.
Título:
Sobre o que está falando e por quê?
O título se remete ao propósito do A3. É como a capa de um livro ou o logo de uma
empresa. Somente uma frase deve sintetizar todo o conteúdo do A3.
Contexto:
Contexto: 
“Antes de fazermos qualquer tipo de exame”, afirmou a médica, “preciso fazer algumas
perguntas”. Após alguns minutos, a doutora descobriu que o Sr. Joe possui 46 anos de idade e
apresenta histórico de doenças cardíacas em sua família, com seus pais e tios
tendo sofrido com diversas doenças do coração. “O Brasil está entre os dez
países com maior índice de fatalidades por doenças cardiovasculares, com quase 30% das
mortes no país sendo causadas por esse fator”, a doutora afirmou. “Entre os mais afetados
estão homens com média de idade de 56 anos”. Estes dados são todos relevantes uma
vez que se conectam e dão importância ao propósito da
preocupação da vida de Joe.
Contexto:
Contexto:
Por que o seu propósito importa?
No contexto deve constar a importância do propósito do seu A3. Preenchemos esta parte com o
cenário e o contexto que rodeiam o propósito e que se direcionam e impactam as decisões
sobre ele. Em via de regra, o contexto é preenchido com elementos que não podemos mudar, como
histórico, concorrência, necessidade de inovação, desejo dos clientes finais ou
até decisões estratégicas e principais indicadores, como as metas traçadas pela
alta liderança (caso você não tenha controle sobre essas decisões).
O
contexto é o que dá importância ao propósito.
Estado Atual:
Estado Atual: 
Após a conversa, o Sr. Joe foi encaminhado para um levantamento do diagnóstico geral de
suas condições. Os exames revelaram alguns problemas relacionados ao fato de o
Sr. Joe fumar, estar obeso e ter pressão alta. Outros exames também apontaram resultados fora
do padrão estipulado pela medicina. Além disso, a Dra. Chris percebeu uma alta possibilidade
de desenvolvimento de diabetes. O cenário não estava nada bom.
A
visão do estado atual é de suma importância para enxergar os problemas.
Estado Atual:
Estado Atual:
Por que definir problemas que não possamos medir sua mitigação?
Neste campo comunicamos os problemas e as dores relacionadas ao propósito contextualizado. Ao ler o
Estado Atual o leitor deve se munir de fatos e dados probatórios fornecidos pelo autor. A
importância dos dados é máxima: busque quantificar suas dores. Em via de regra: o Estado
Atual é preenchido com elementos que podemos mudar.
As ferramentas para levantamento das condições atuais são situacionais e variadas, desde
MFV em processos à uma consulta ao médico. Tenha em mente expor os problemas
com fatos e dados. Se não há fatos e dados, busque-os.
Objetivos:
Objetivos: 
“Bom”, a Dra. Chris iniciou a conversa com o Sr. Joe enquanto lia os resultados dos exames,
“precisamos definir alguns objetivos para o senhor. Em primeiro lugar, é vital que o senhor
pare de fumar, pelo bem de sua saúde”. Joe sabia que não haveria outra alternativa,
então concordou em tentar superar o vício em um prazo de 90 dias. Além disso, ele
concordou em tentar emagrecer. “Acredito que podemos definir um objetivo em três etapas”,
afirmou a doutora. “Em 90 dias, tentaremos reduzir seu peso em 7 kg. Em 180, reduzir sua
circunferência abdominal em 20 cm. Em 2 anos, nosso objetivo final será que o senhor tenha
perdido 25 kg”. Joe balançou sua cabeça concordando com os objetivos estabelecidos.
“Quanto à redução das taxas de colesterol, triglicérides e glicose”,
continuou a doutora, “acredito que veremos resultados positivos naturalmente, pois eles já
estão indiretamente endereçados em nossos objetivos. Induzir uma meta a esses pontos seria
redundância, não seriam mutualmente exclusivos”.
Objetivos:
Objetivos:
Quais resultados específicos seu propósito requer?
Trace objetivos quantificados e com limite de tempo. Todas as metas e
objetivos são uma idealização de um estado futuro. Metas não devem ser
conservadoras. Metas muitas vezes são necessárias para viabilização
de negócios e sobrevivência da organização. Metas também devem fornecer um
caráter de desafio. Tente traçar objetivos e metas isoladamente – sem que uma meta
interfira na outra – para que você possa controlar adequadamente cada uma.
Quais
resultados específicos seu propósito requer?
Análise:
Análise: 
Por que o Sr. Joe sofre de todos os problemas apontados em seus exames? Após algumas
sessões de entrevista com ele e com sua esposa, a Dra. Chris
percebeu que seus hábitos alimentares eram horríveis. Outro ponto que chamou sua
atenção foi sobre seu sedentarismo. Em uma entrevista, ele disse que jogava futebol, mas
após um acompanhamento e observação da rotina do Sr. Joe, ela notou
que por duas semanas, ele mal subiu suas escadas.
Análise:
Análise:
Por que os problemas existem?
A análise de causa-raiz fecha a investigação do problema. É uma etapa importante
que tem o poder de mudar o escopo de todo o A3, caso necessário. Neste campo descreva logicamente a
relação causa-efeito dos problemas. Use ferramentas como diagrama de Ishikawa e 5 por
quês, por exemplo. Neste campo é mostrado que investigamos os problemas certos com profundidade
e propriedade.
Estado Futuro:
Estado Futuro: 
“Escute, Joe”, afirmou a doutora, “eu sei que é difícil agora, mas imagine
como você estará daqui a 90 dias. Imagine como estará daqui a 180 dias. E daqui a 2
anos? Se quisermos que o senhor tenha uma vida mais longa e mais saudável, precisamos agir”.
Joe imaginou sua vida sem o cigarro, em forma e com a melhor saúde de sua vida. Ele sabia que
não seria fácil alcançar isso, mas esse era o estado em que queria estar. Era assim que
Joe queria estar no futuro. Joe deu um firme aperto de mão na médica e comprometeu-se a seguir
à risca suas orientações para chegar no cenário que haviam estabelecido.
Estado Futuro:
Estado Futuro:
Onde você quer chegar?
Podemos projetar o Estado Futuro de duas maneiras distintas, porém que se conectam entre si. Este
campo é usado para projetar o Estado Futuro que será atingido após a
completude de todos os objetivos. Porém, também é possível usar este campo para
lhe ajudar a traçar seus objetivos, ou seja, primeiro idealize onde quer chegar – sonhe
– e depois desdobre a partir desta projeção quais as metas
necessárias para seu atingimento. Claro, não esqueça que esta projeção
deve estar conectada ao propósito, contexto, Estado Atual e análise de causa-raiz, enfim, a
todo A3.
Contramedidas:
Contramedidas:
“Vamos ser claros nos detalhes”, a doutora prosseguiu, “o senhor precisa saber exatamente o
que precisa fazer para prolongar sua vida em vários anos. Precisamos nos comunicar e nos alinhar,
para que fique claro quais são as mudanças de rumo que estamos buscando”.
Assim, a Dra. Chris e o Sr. Joe definiram as contramedidas de parar de fumar, passar a praticar
atividades físicas e seguir uma alimentação regrada. Além
disso, decidiram também regular a pressão arterial, que era algo vital para assegurar
a saúde de Joe.
Quando falaram sobre a pressão arterial, a doutora sentiu-se insegura: “Quer saber, Joe?
Acredito que cometemos um erro”, ela afirmou, “acho que regular a pressão arterial
deveria ser um de nossos objetivos também. Não pensamos nisso antes, mas agora podemos
adicioná-la à nossa lista de objetivos a serem alcançados. O Sr. Joe abriu um sorriso
ao perceber que sua médica não tinha medo de admitir erros e de fazer alterações
conforme ela percebesse a necessidade. Assim, Joe passou a ficar mais confiante, pois sabia que estava em
boas mãos.
Contramedidas:
Contramedidas:
Como você quer chegar?
Neste campo descreva suas hipóteses de contramedidas geradas para mitigar os efeitos
de cada uma das causas-raízes identificadas na seção de
análise. A qualidade das contramedidas está diretamente ligada à qualidade do
trabalho em equipe, promova-o. Se achar que as contramedidas estão superficiais, force
sua equipe a elaborarem pelo menos 5 contramedidas para cada causa-raiz. Isso fará com que eles
pensem fora do que estão habituados a pensar. Dependendo da profundidade das
contramedidas levantadas, é possível que verdadeiros projetos sejam desdobrados (neste caso,
descreva o escopo de cada projeto no A3), isso pode requerer a construção de A3s
“filhos”.
Não tenha receio de mudar algum ponto de seu A3. O mesmo é um processo de pensamento que, entre
outras coisas, nos faz estar sempre conectados ao seu propósito. É comum que ao definir um
campo do A3, temos que pensar em alterações de outros campos já preenchidos
anteriormente.
Plano:
Plano: 
Após concordarem sobre o plano, o Sr. Joe e a Dra. Chris começaram a trabalhar nele. A Dra.
Chris escreveu todos os objetivos em um quadro branco e disse a Joe que repensariam as contramedidas e as
respectivas execuções caso esses grandes marcos falhassem.
“Colocarei um rodapé em nosso plano de acompanhamento”, a Dra. Chris
expôs a Joe, “para que possamos alterá-lo conforme houver necessidade de
correção de rota”. No rodapé, a Dra. Chris escreveu “a possibilidade da
constatação de diabetes pode alterar o plano”. “Ficaremos alertas quanto
a essa possibilidade, Joe”, afirmou a doutora enquanto Joe olhava para o quadro e pensava em todas as
possibilidades que poderiam alterar seus planos.
Plano:
Plano:
Como você garante a execução?
O plano de execução das contramedidas deve ser sólido e seu estilo situacional.
Pode compreender um cronograma comum; linha do tempo com grandes marcos; ou apenas a descrição
das contramedidas e seus respectivos donos. Pode haver um quadro kanban para contramedidas
rápidas, ou então, as metas que devem ser atingidas ano a ano.
Planos entregando MVPs também são utilizados. O importante é que se tenha
tração na implementação das contramedidas e que elas não
morram ao longo do caminho, considerando que as mesmas estejam de fato levando sua organização
ao propósito declarado. Seguindo na transformação!
Acompanhamento:
Acompanhamento: 
“Para que tudo isso dê certo”, a Dra. Chris prosseguiu com seu relato, “precisamos
ter claro como o senhor deve fazer o acompanhamento de sua evolução. Preciso que o senhor se
pese, meça sua cintura, anote quantos cigarros fumou e meça sua pressão arterial toda
semana. Em nossa próxima consulta, traga tudo isso anotado para fazermos o acompanhamento”.
Havia uma longa jornada a sua frente, mas Joe sabia que embora a luta fosse árdua, seu trabalho
valeria a pena. Ele estava iniciando o A3 mais importante de sua vida para garantir aquilo que mais importa:
a sua saúde e o seu bem estar.
Acompanhamento:
Acompanhamento:
Como você garante o atingimento da meta?
A seção de acompanhamento é onde se verifica a eficácia das
contramedidas em relação ao atingimento dos objetivos. Também pode ser usado para
procura de restrições futuras nos projetos que se seguirão ou então para
sustentar as melhorias já provocadas. Preferivelmente com gráficos, neste campo
checamos a evolução. É um campo que diz se os trabalhos propostos
estão indo ao caminho correto. Uma vez verificada a evolução, compartilhe os
aprendizados com outras áreas.
O A3 é a visualização concreta de um PDCA.
A história do Sr. Joe ilustra como o pensamento A3 nos auxilia a buscar as causas mais profundas de nossos
problemas, seja em nossa vida profissional ou pessoal, e desenvolver contramedidas eficazes para saná-las.
Quando sentimos sintomas de doenças (uma febre, por exemplo), naturalmente nos encaminhamos para um hospital.
Lá, realizamos exames para descobrir a causa desses sintomas (neste caso, pode ser uma doença, como
uma gripe) e tomamos as medidas para combatê-la (as contramedidas; tomar um remédio, por exemplo).
Ficaríamos indignados se, ao chegar no hospital com febre, recebêssemos simplesmente um remédio
para redução da febre sem fazer exames para entender o que a está causando.
Da mesma forma, deveria ser natural para nós que, quando encontramos sintomas de problemas em nossas
organizações, deveríamos investigar as causas raízes desses sintomas (como os exames nos
hospitais, podemos utilizar métodos estruturados – os cinco porquês, por exemplo – para
descobrir as causas) para, depois, desenvolver contramedidas eficazes que combatam não somente os sintomas,
mas suas causas subjacentes.
Muitas vezes, na correria do dia a dia, tratamos os sintomas em nossas organizações como se fossem as
causas e combatemos nossa febre de forma rápida e mal pensada, sem investigar o que a causou. O pensamento A3
oferece uma forma estruturada para que possamos sempre focar nas causas reais dos sintomas, eliminando, de verdade,
os problemas que enfrentamos no dia a dia, e não apenas mascarando-as e tornando-as desperdícios
escondidos.
Quer saber como ficou o A3 do Sr. Joe? Clique aqui e veja duas versões diferentes do A3 do Sr. Joe.
Quer saber mais sobre como construir um A3? Leia o livro “Gerenciando
para o Aprendizado”.
Gabriel Araujo
Especialista lean no Lean Institute Brasil. 
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