ESTRATÉGIA E GESTÃO

Prefeituras precisam melhorar processos

Flávio Augusto Picchi
Prefeituras precisam melhorar processos
O conceito lean pode propiciar um salto na gestão de toda a cidade

As eleições municipais estão aí. E independentemente das posições políticas dos candidatos a Prefeito e Vereadores, uma importante questão merece estar na agenda de propostas de todos: como melhorar a gestão pública das cidades.

O tema até aparece ocasionalmente nos debates; candidatos incluem o assunto em seus programas, alguns mais, outros menos. Mas na minha opinião, a melhoria de processos da gestão das cidades deveria ser um foco prioritário de todas as gestões de nossas cidades, inclusive como alavancador das demais propostas.

Todos já sabem que os recursos são limitados, e que é difícil conseguir viabilizar todas as promessas. O velho bordão de fazer mais com menos, tão repetido nas empresas, é na verdade vital e indispensável quando se fala em serviço público.

O conceito lean, ou mentalidade enxuta, que inspira esta coluna, tem sido aplicado com sucesso em diversas organizações, públicas e privadas. A cidade de Melbourne, por exemplo, uma das metrópoles de melhor qualidade de vida do mundo, aplica a filosofia lean com sucesso desde 2011, ampliando serviços e reduzindo custos ao mesmo tempo.

Mas como o lean pode ajudar os Prefeitos que serão eleitos a realizarem mais dos seus programas? Isso pode ser feito, por exemplo, através da aplicação, em todos os processos e serviços, dos conceitos básicos da mentalidade enxuta: propósito claro, fluxo contínuo, melhoria de fluxos de valor completos, eliminação de desperdícios com simplicidade e envolvimento de todos os funcionários na solução diária de problemas, com método e apoio.

Toda prefeitura presta diversos serviços aos cidadãos, diretamente ou através de terceirizados. Por exemplo, atendimento de saúde, educação, segurança, coleta de lixo, conservação de ruas, aprovações, realização de melhorias na infraestrutura, estabelecimento de normativas, fiscalização etc.

Tudo isso envolve processos, e todo e qualquer processo pode ser melhorado com a filosofia lean. É extremamente comum obter melhorias de produtividade de 30% ou mais em toda aplicação lean que conheço, seja em ambientes públicos ou privados, o que significa entregar 30% mais serviços com os mesmos recursos.

Esse ganho não é conseguido intensificando o trabalho dos funcionários envolvidos, e sim pela eliminação dos desperdícios que existem nos processos. Isso é feito inclusive com a participação de todos os envolvidos, em times multifuncionais que entendem os problemas, suas causas e todas as etapas dos processos, desde seu início à entrega, sem se limitar às barreiras entre secretarias ou departamentos.

Esses ganhos são, em geral, obtidos rapidamente e sem investimentos, identificando e reduzindo esperas, etapas desnecessárias, retrabalhos, idas e vindas etc. e aplicando ferramentas, como células multidisciplinares, qualidade na fonte com dispositivos à prova de erros, gestão visual (para expor desvios rapidamente), atuação na solução dos problemas pelas equipes diretamente envolvidas e tantos outros. Com essa racionalização dos processos, fica mais claro inclusive enxergar onde aplicar, de maneira inteligente, as tecnologias digitais que podem também trazer reduções de tempos de respostas ainda maiores.

O resultado é a redução de tempos de atendimento, de filas e de pontos de contato e deslocamentos do cidadão para resolver determinada demanda, redução de custos administrativos de supervisão e o consequente menor custo global por atendimento.

Todos já viram uma amostra disso quando começaram a funcionar os Poupatempos, que aplicam vários desses princípios. Documentos que demoravam várias semanas e uma maratona a diversos locais passaram a ser obtidos no dia em um só local. Imagine a aplicação ampla e profunda dos princípios lean em todos os serviços de uma prefeitura, inclusive melhorando ainda mais esses serviços já existentes.

O lean pode propiciar um salto na gestão de toda a cidade, mas para isso a melhoria de processos precisa ser abraçada como prioridade pela liderança – Prefeitos e Secretários – dando, inclusive, o exemplo e participando de ações específicas que mostrem a todos os funcionários que esse é um caminho escolhido para viabilizar em menor tempo e com menor custo seu programa de governo, eleito pela população. E comunicando aos funcionários que, participando dessas atividades, eles poderão utilizar seu pleno potencial de conhecimento sobre as tarefas que desempenham e se orgulhar cada vez mais de um serviço de qualidade e eficiência.

Como as estruturas públicas de uma grande metrópole ou mesmo de pequenas cidades do interior são geralmente complexas, claro que não se trata de um trabalho fácil, mas que pode ser feito.

Pensar uma cidade como uma grande organização que precisa de uma gestão lean para melhorar todos seus processos certamente traria uma enorme economia de recursos, redução de custos, melhor qualidade dos serviços públicos e de vida para todos. Vale a pena darmos mais atenção, como cidadãos, a essas questões neste momento de escolhas de caminhos para nossas cidades.

Fonte:
Publicado em 05/11/2020

Autores

Flávio Augusto Picchi
Presidente do Lean Institute Brasil.